Datenraum Preise in 2025

Unternehmen müssen in der aktuellen Marktlage an vielen Ecken den Rotstift ansetzen. Doch während Budgets schrumpfen, wächst die Bedrohungslage spürbar: Das BSI meldete 2024 einen deutlichen Anstieg hochvolumiger DDoS-Angriffe und erfolgreiche Attacken auf Public-Cloud-Dienste. ENISA listet Angriffe auf Verfügbarkeit sowie Ransomware weiterhin unter den größten Gefahren in der EU. Wer hier spart, spart am falschen Ende.

Denn wenn vertrauliche Dokumente, Fristen und Nachweispflichten ins Rutschen geraten, wird aus einer gut gemeinten Sparmaßnahme schnell eine teure Blamage. Datenraumpreise sind deshalb kein Nebenschauplatz, sondern ein strategischer Punkt auf Geschäftsführungsebene.

Die gute Nachricht: Teuer wird es selten, weil „der Datenraum zu teuer“ ist, sondern weil das Preismodell nicht zum eigenen Nutzungsmuster gewählt wurde. Ob pro Nutzer, pro GB, pro Projekt oder als Pauschale – wenn Modell und Realität auseinanderlaufen, entstehen Folgekosten: Zusatzspeicher, Overage-Fees, zu enge Lizenzen, teurer Support.

Es geht also nicht um „billig“, sondern um „passend“. Wer die eigenen Anforderungen sauber auf den Punkt bringt, senkt die Kosten des virtuellen Datenraums nachhaltig – und behält zugleich Tempo und Nachweisbarkeit.

Genau hier setzt dieser Guide an. Er richtet sich an Geschäftsführung, Finanzen, Rechtsabteilungen, M&A-Teams und Investoren – also an all jene, die Entscheidungen treffen müssen, die intern wie extern bestehen.

Was Sie hier mitnehmen:

• Einen kompakten Marktüberblick mit realistischen Preisrahmen.
• Die gängigen Preismodelle – knapp, klar und mit Beispielen aus der Praxis.
• Die echten Kostentreiber (Benutzer, Speicher, Projekte, Sicherheit, Laufzeit) – und wie Sie sie im Griff behalten.
• Eine Auswahlhilfe nach Anwendungsszenario plus Checkliste für faire Vergleichsangebote.

Schneller Überblick: Datenraumpreise 2025

Der folgende Datenraum Preisvergleich zeigt typische Angebote – geordnet vom günstigen Einstieg bis hin zur kalkulierbaren Pauschale. So erkennen Sie auf einen Blick, welche Logik zu Laufzeit, Nutzerzahl und Speicherbedarf passt – und können danach gezielt tiefer in die Details einsteigen.

Bevor Sie jedoch Zahlen vergleichen, lohnt ein kleiner Realitätscheck: Wer greift wann auf welche Daten zu – und wie lange? Skizzieren Sie den teuersten Monat, den Ihr Projekt voraussichtlich haben wird. Dieser Peak entscheidet, ob ein vermeintlich günstiges Modell wirklich günstig bleibt.

So nutzen Sie die Tabelle:

1. Legen Sie drei Zahlen fest: gleichzeitige Nutzer (Peak), aktueller Speicherbedarf plus 30 % Puffer, geplante Laufzeit.
   
2. Prüfen Sie die Modell-Logik: Passt Ihr Profil bequem in „pro Nutzer/GB/Seite“ – oder brauchen Sie die Gelassenheit einer Pauschale, weil Volumen und Teams schwanken?
   
3. Rechnen Sie grob: Grundpreis + Nutzerstaffel + Speicherstaffel + Add-ons = Monatskosten. Wenn der teuerste Monat im Budget bleibt, passt das Modell.
   

Hinweis: Die Angaben in der Tabelle sind anonymisierte Beispiele zur Orientierung. Die Konditionen variieren je Anbieter und Vertrag.

Möchten Sie eine vollständige Vergleichstabelle sehen? [Hier klicken].

Virtual Data Room Preismodelle im Überblick

Denken Sie den Datenraumpreis nicht als starre Zahl, sondern als Spiegel Ihres Nutzungsverhaltens: Wie viele Menschen arbeiten mit, wie groß ist der Datenbestand, und wie lange läuft das Projekt? Aus dieser Dreierkombination ergibt sich, welches Modell Sie ruhig arbeiten lässt.

Ein Beispiel: Ein Team mit 15 Kernnutzern, gelegentlich 10 externen Gästen und sechs Monaten Laufzeit fährt mit einer Pauschale oft günstiger als mit einem reinen „pro Nutzer“-Modell, obwohl die Einstiegssumme höher wirkt. Umgekehrt ist ein vierwöchiger Investor-Room mit wenigen Dateien fast immer im variablen Modell besser aufgehoben.

Vier Preismodelle für Datenräume dominieren den Markt. Hier die Kurzcharaktere – mit ihren Stärken, Schwächen und einem klaren Praxisbezug.

Pro Seite

Abrechnung nach dokumentierten Seiten (oft in Paketen oder Staffeln).

• Stärken: Sehr niedriger Einstieg; gut kalkulierbar bei festem Seitenumfang.
• Schwächen: Zählen wird bei vielen PDFs, Scans, Versionen schnell mühsam – und in der Abstimmung fehleranfällig.
• Praxisbeispiel: Kurzer Vertrags-Review mit klar begrenztem Dokumentensatz.
• Tipp: Vorab einen Seitenrahmen kalkulieren und ab einem definierten Schwellenwert ins passende Preismodell wechseln.

Pro Benutzer

Lizenzen pro aktiver Person oder Rolle (meist gestaffelt).

• Stärken: Transparent bei kleinem Kernteam, intern gut zu budgetieren.
• Schwächen: Teuer, wenn viele Externe dazukommen oder Rollen oft wechseln.
• Praxisbeispiel: Schlankes Team mit wenigen externen Reviewern über acht Wochen.
• Tipp: Gast- und Viewer-Rollen prüfen; kurzfristige Masseneinladungen können die Kalkulation sprengen.

Nach Speicher (pro GB)

Grundpreis plus Speicherpakete oder GB-Staffeln.

• Stärken: Fair bei kompakten Dateien, Sie zahlen nur, was abgelegt wird.
• Schwächen: Versionierung, Medien und OCR-Scans blähen den Speicherbedarf schnell auf.
• Praxisbeispiel: Projekte mit wenigen, gut komprimierten Dateien und seltenen Updates.
• Tipp: 30 % Puffer einplanen, Upload-Regeln (Kompression, Dateiformat) vorab definieren.

Datenräume zum Festpreis (Pauschale)

Monats- oder Projektpauschale mit großzügigen Limits.

• Stärken: Planbarkeit, keine Spitzenkosten bei Nutzer- oder Speicherschwankungen.
• Schwächen: Höherer Sockelpreis. Ein Abonnement lohnt sich erst bei größerem Volumen oder Dauer.
• Praxisbeispiel: M&A-Pipeline mit mehreren parallelen Vorgängen und wechselnden Teams.
• Tipp: Auf faire Overage-Regeln und klare Exit-Konditionen achten.

Woran Sie merken, dass Sie im falschen Preismodell sind:

Bent Flyvbjerg und sein Team analysierten 5 392 IT-Projekte und stellten fest, dass diese gelegentlich extrem aus dem Ruder laufen. In ihrer Untersuchung überschritt jedes sechste Projekt die Budgetkosten um bis zu 200 %, bei gleichzeitig erheblichem Terminverzug.

Daher gilt: Wenn Sie ständig nach Speicher, Lizenzen oder Seitenkontingenten nachkaufen – und Ihr Blick nervös auf Spitzenmonate gerichtet ist – dann befinden Sie sich bereits mitten in einer Kostenfalle. Und genau in diesen Momenten ist ein Preismodellwechsel nicht nur wünschenswert, sondern dringend notwendig. Je früher, desto besser.

Welche Faktoren beeinflussen die Datenraumpreise?

Die Kosten für einen Datenraum setzen sich aus mehreren, oft ineinandergreifenden Hebeln zusammen. Wer diese Stellschrauben kennt, kann die Gebühr aktiv steuern, statt am Monatsende von Zusatzkosten überrascht zu werden.

• Anzahl der Benutzer
  Planen Sie realistisch – und zählen Sie nicht nur das Kernteam. Käufer, Berater oder Auditoren erhöhen die Zahl der Benutzerlizenzen. Rollenmodelle wie „Gast“ oder „Viewer“ können helfen, Kosten zu drücken, ohne die Sicherheit zu opfern.
  
• Anzahl der Administratoren
  Admins haben in vielen Tarifen einen höheren Preis, weil sie weitreichende Rechte und Zugriffsmöglichkeiten erhalten. Vergessen Sie den Reflex „mehr ist besser“ – oft reichen wenige, gezielt eingesetzte Administratoren.
  
• Speicherplatz
  Ob 1 GB, 10 GB Speicherplatz oder „unbegrenzt“: Große Dateien, viele Versionen oder hochauflösende Scans sind der stille Kostentreiber. Rechnen Sie mit einem Puffer von rund 30 Prozent, um nicht ständig Speicher nachkaufen zu müssen.
  
• Anzahl der Projekte
  Mehrere Parallelprojekte erhöhen nicht nur die Lizenzen, sondern auch die Supportlast. Bei projektbezogener Abrechnung summieren sich die virtuelle Datenraum Kosten schnell.
  
• Sicherheitsfunktionen und Zertifikate
  Zwei-Faktor-Authentifizierung, Wasserzeichen, granulare Rechte und ISO-/SOC-Zertifikate sind unverzichtbar – sie kosten, sparen aber an anderer Stelle teure Risiken.
  
• Unterstützung und Onboarding
  Gute Schulungen, Migration und klar definierte SLA-Reaktionszeiten wirken wie ein gut geöltes Getriebe: Anfangs etwas Aufwand, später weniger Reibungsverluste. Wer hier spart, zahlt oft später in Zeit und Nerven drauf.
  
• Vertragslaufzeit
  Monatlich kündbar heißt flexibel, jährlich bindend heißt meist günstiger pro Monat. Prüfen Sie das Kündigungsfenster, um nicht in eine ungewollte Verlängerung zu rutschen.
  
• Hosting-Standort
  Manche Projekte schreiben einen EU-Datenstandort vor – nicht nur aus Compliance-, sondern auch aus Performanzgründen. EU-Hosting kann teurer sein, gibt aber Rechtssicherheit.
  
• Anpassungen und Branding
  Eigene Gestaltung des Datenraums, die Einbindung von Single-Sign-On oder die Nutzung einer individuellen Domain gehören häufig nicht zum Basispaket und werden als Zusatzoption berechnet.

Merksatz: Wer Nutzer, Speicher und Laufzeit im Voraus sauber plant, kann die Kosten eines virtuellen Datenraums nicht nur vorhersagen, sondern aktiv senken.

So wählen Sie den richtigen Tarif aus

Nicht jedes Projekt frisst dieselben Ressourcen. Ein kompakter Investorenraum für zehn feste Nutzer stellt völlig andere Anforderungen als eine komplexe M&A-Pipeline, in der sich die Käufergruppen regelmäßig ändern. Damit Sie sich nicht im Tarif-Dschungel verirren, helfen vier Archetypen als Orientierung – jeweils mit einem vernünftigen Startpunkt und einer klaren Warnlampe, wann das Modell kippt.

1) Startups / Fundraising

Profil: Regelmäßig wiederkehrende Prüfprozesse wie Due Diligence, bei denen interne wie externe Prüfer mit sensiblen Compliance-Themen arbeiten.
Empfohlener Einstieg: Für kleine, feste Teams ist ein Pro-Nutzer-Tarif meist die günstigere Wahl. Wenn jedoch im Jahresverlauf mehrere Audits anstehen, lohnt sich oft ein hybrides Modell oder eine Pauschale.
Warnlampe: Steigt die Zahl externer Zugriffe sprunghaft – etwa wenn in einer Finanzierungsrunde viele potenzielle Investoren beteiligt sind – wird das Pro-Nutzer-Modell schnell teuer.
Praxis-Tipp: Rechte- und Rollenkonzepte sauber aufsetzen, um unnötige Lizenzkäufe zu vermeiden.

2) Anwaltskanzleien

Profil: Mandatsweise Nutzung, parallele Fälle, viele externe Leser und Gutachter.
Startpunkt: Projektbasierte Tarife oder Pauschalen lohnen sich, wenn die Auslastung konstant hoch ist.
Warnlampe: Knapp bemessene Admin-Lizenzen oder Speicherstaffeln bremsen, wenn plötzlich umfangreiche Beweismittel und Dokumentensätze ins Spiel kommen.
Praxis-Tipp: Auf revisionssichere Logs, detaillierte Dokumentenrechte und belastbare Support-SLAs achten.

3) M&A-Teams (Fusionen und Übernahmen)

Profil: Mehrere Transaktionen in der Pipeline, Peaks bei Speicher und Nutzerzahl, ständig wechselnde Käufergruppen.
Startpunkt: Pauschaltarife schaffen Ruhe im Budget, da sie Schwankungen bei Volumen und Teamgröße abfedern.
Warnlampe: Variable Modelle ohne klare Obergrenzen – hier drohen unvorhersehbare Datenraum Kosten.
Praxis-Tipp: Auf Archivierungslösungen und EU-Hosting achten, um die Anforderungen ihres Unternehmens hinsichtlich Compliance-Themen von Beginn an sauber abzudecken.

4) Interne Projekte / Audits

Profil: Wiederkehrende Prüfungen wie Due Diligence, interne und externe Prüfer, oft mit sensiblen Compliance-Themen.
Startpunkt: Bei schlanken Teams ist Pro-Nutzer günstig; bei mehreren Audits im Jahr rechnet sich oft ein Hybrid- oder Pauschalmodell.
Warnlampe: Kurzlaufende Tarife ohne Laufzeitrabatt sind auf Dauer teurer, wenn das System ohnehin das ganze Jahr gebraucht wird.
Praxis-Tipp: Versionierung, schnelle Suche und ein klar strukturiertes Q&A-Modul sparen Zeit in der Prüfung.

Zusätzliche Funktionen, die Datenraumpreise beeinflussen

Hier gilt es klug auszuwählen. Manche Datenraum Funktionen sind Pflicht, weil ohne sie der Betrieb unsicher oder unpraktisch wird. Andere sind Luxus oder nur in bestimmten Projekten wirklich nötig.

Wesentliche Funktionen – hier führt kein Weg dran vorbei

• Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA): Pflichtschutz gegen kompromittierte Passwörter. Ein Klick mehr beim Login, dafür ein riesiger Sicherheitsgewinn.
• Audit-Trail: Das digitale Gedächtnis Ihres Projekts – wer hat wann was gesehen, geändert oder heruntergeladen. Für Compliance und Haftung unverzichtbar.
• Q&A-Modul: Vermeidet endlose E-Mail-Ketten, bündelt Fragen und Antworten an einem zentralen Ort und ordnet sie nach Themen.

Optionale Funktionen – situationsabhängig

• API-Zugriff / Integrationen: Lohnt sich vor allem bei wiederkehrenden Prozessen, wenn der Datenraum direkt ans DMS, CRM oder Reporting-System andocken soll.
• Mobile Apps: Praktisch für schnellen Zugriff unterwegs. Aber prüfen, ob Rechte und Offline-Daten sauber kontrollierbar sind.
• Individuelles Branding: Einheitliches Erscheinungsbild des Datenraums, teils als Vertragsauflage, teils zur Stärkung des professionellen Eindrucks.
• KI-Funktionen: Automatische Schwärzung, Dubletten-Erkennung oder intelligente Suche können bei großen Datenmengen Zeit sparen. Entscheidend ist, ob es Ihren konkreten Workflow spürbar entlastet.

Praxis-Tipp:
Stellen Sie sich bei jedem Feature zwei Fragen:

1. Senkt es ein Risiko?
   
2. Spart es Zeit oder Aufwand, die sich in Euro beziffern lassen?
   

Nur wenn Sie eine dieser Fragen klar mit „Ja“ beantworten, gehört die Funktion in Ihren Tarif. Alles andere bleibt eine nette Spielerei – und die hat in einer seriösen Preisgestaltung selten Priorität.

Datenraum kaufen oder testen?

Ein virtueller Datenraum lässt sich in der Regel 14 bis 30 Tage lang kostenfrei prüfen. Nutzen Sie diese Zeit wie eine kleine Generalprobe – mit echten Anforderungen, klaren Kriterien und einem festen Entscheidungstermin.

So holen Sie das Maximum aus der Testphase

• Richtig starten: Legen Sie gleich am ersten Tag Ihre echte Ordnerstruktur an, als wäre der Deal oder das Audit schon in vollem Gange.
• Rechte & Rollen testen: Definieren Sie Admins, Editoren, Viewer. Laden Sie interne und externe Testpersonen ein und prüfen Sie, ob die Berechtigungen sauber greifen.
• Sicherheit einschalten: 2FA, Wasserzeichen, Zugriffsrechte auf Dokumentenebene – einmal aktiviert, einmal durchgespielt.
• Alltag simulieren: Hochladen, Versionieren, Suchen, Q&A nutzen. Beobachten Sie, ob die Bedienung intuitiv ist oder ob Sie ständig klicken müssen, um ans Ziel zu kommen.
• Belastung prüfen: Mehrere Nutzer gleichzeitig hochladen lassen, große Dateien bewegen, die Suchfunktion mit kniffligen Begriffen füttern.
• Support testen: Eine konkrete Frage stellen, Uhrzeit notieren, Antwort prüfen – das verrät mehr als jeder Werbetext.

Warum sich das lohnt

Nach zwei Wochen sollten Sie nicht nur wissen, ob der Datenraum funktioniert, sondern wie er sich anfühlt. Passt das Handling zu Ihrem Team? Greifen die Sicherheitsfunktionen störungsfrei? Stimmt die Performance auch unter Last?

Am Ende der Testphase liegt eine klare Entscheidung auf dem Tisch – und oft auch ein besserer Preis, weil Sie dem Datenraum-Anbieter präzise sagen können, was Sie brauchen (und was nicht).

Worauf Sie vor dem Kauf achten sollten

Die folgenden Punkte entscheiden, ob Ihr Datenraum im Alltag schnell, sicher und bezahlbar bleibt. Die Tabelle fasst die Prüfbereiche zusammen und zeigt, worauf Sie bei virtual data room costs konkret achten sollten.

Checkliste: Datenraum zum besten Preis finden

• Projekttyp und Laufzeit definieren – schriftlich, nicht nur im Kopf.
• Benutzeranzahl realistisch berechnen – interne Rollen und Externe mitzählen.
• Speicherbedarf schätzen – heutiger Stand + 30 % Puffer, Versionierung einkalkulieren.
• Compliance-Anforderungen prüfen – Hosting-Standort, Zertifikate, Protokolle.
• UX in der Probephase testen – Upload, Suche, Q&A, Rechteverwaltung.
• Preise transparent machen lassen – Staffeln, Overage, Add-ons.
• Exit/Archiv klären – Format, Frist, Kosten.
• Peak-Monat durchrechnen – und mit Alternativmodell vergleichen.

Fazit: Wie viel kostet ein virtueller Datenraum?

Ein virtueller Datenraum kann je nach Umfang und Nutzung alles sein: vom kompakten Werkzeug für ein kurzes Projekt bis zur strategischen Plattform, die monatelang läuft und Teams in mehreren Ländern verbindet. Entsprechend reicht die Preisspanne grob vom unteren dreistelligen bis in den niedrigen vierstelligen Eurobereich pro Monat.

Teuer wird es nicht, weil „Datenräume teuer sind“ – sondern weil das Preismodell nicht zur Realität passt. Wer die drei Kernzahlen im Blick hat – Nutzerzahl, Speicherbedarf, Laufzeit – und sie mit dem richtigen Tarif verknüpft, kauft sich Planbarkeit und spart sich Überraschungen.

Merke:

• Variable Modelle glänzen bei kurzen, schlanken Projekten.
• Pauschalen beruhigen Budgets bei wechselnden Teams, hohen Peaks oder laufender Pipeline.
• Extras wie 2FA, Audit-Trail und Q&A sind kein Luxus, sondern Versicherung gegen deutlich teurere Probleme.

Der Weg zur sicheren Entscheidung ist simpel, aber diszipliniert: Bedarf sauber analysieren, Preismodelle vergleichen und 14–30 Tage unter Realbedingungen testen. Wer so vorgeht, weiß am Ende nicht nur, was der Datenraum kostet – sondern auch, warum er jeden Euro wert ist.

FAQ – Datenraumpreise

Gibt es kostenlose virtuelle Datenräume?
Für professionelle Transaktionen und einen dementsprechend sicheren Datenraum praktisch nicht. Meist gibt es aber eine 14–30 Tage lange Testphase oder „Free“-Versionen mit harten Limits bei Speicher, Nutzern und Funktionen. Für Due-Diligence- oder M&A-Prozesse fehlen dort oft Audit-Trail, Zertifikate und EU-Hosting. Eher geeignet für interne Trockenübungen.

Was kostet ein Datenraum für M&A?
In der Regel zwischen unterem dreistelligen und niedrigem vierstelligen Eurobetrag pro Monat. Entscheidend sind Preismodell, Nutzerzahl, Speicherbedarf und Laufzeit. Ein kurzes, schlankes Projekt bleibt günstiger, während eine Pipeline mit vielen externen Zugängen teurer ist – mit einer Pauschale aber gut kalkulierbar.

Flat-Fee oder Benutzerpreis – was ist der Unterschied?

Die Flat-Fee startet höher, bleibt dafür planbar und fängt Peaks bei Nutzerzahl oder Speicher auf. Das Benutzer Preismodell beginnt günstiger, wird aber mit jeder Einladung teurer und passt eher zu kleinen, klar abgegrenzten Vorgängen.

Daumenregel: Das Modell, das Ihren teuersten Monat ohne Aufpreise trägt, ist das richtige.