Anbieter virtueller Datenraume
Auswahlhilfe

Elektronischer Datenraum für Datenaustausch lässt sich durch primäre und zusätzliche Funktionen charakterisieren. Abhängig von dem Anwendungsbereich, können unterschiedliche Service für jedes individuellen Projekt gebraucht werden. Wie kann man den passenden virtuellen Datenraum aus der großen Reihe von den Angeboten auswählen? Wir empfehlen, dass der potentielle Kunde erstmal die primäre Features, die beim jeden effektiven Datenraum Anbieter präsent sind, einschätzt. Die folgende Liste beinhaltet die Schlüsselfunktionen, die immer dabei sein sollen, falls Sie nach der sicheren Datenverwaltung streben:

  1. Zugriffsberechtigungen. Da jeder Nutzer des elektronischen Datenraums eine individuelle Rolle in dem Projekt spielt, soll er/sie auch die personellen Rechte für den Zugriff, Datenbearbeitung, und Herunterladen besitzen. Die Funktion stellt es fest, dass die Informationen unbedingt gut vor den externen Angriffe geschützt werden. Deswegen prüfen Sie, ob der Anbieter die Möglichkeit von Zugriffsverwaltung freigibt, bevor Sie Ihre Wahl machen.
  2. Datenstrukturierung und Ordnen. Egal ob Sie einen kleinen Projekt verwalten oder den Datenraum unternehmensweit verwenden, Ihre Plattform für Informationsbehandlung muss die Hauptoperationen für den Umgang mit Unterlagen anzubieten. Das bedeutet, dass jeder Nutzer eines digitalen Datenraums soll die Möglichkeit haben auf die benötigten Daten schnell zuzugreifen.
  3. Mobiler Zugriff. Da die Mobilgeräte jetzt in jeder Marketing-Sphäre funktionieren soll ein moderner virtuelle Datenraum für die Mobilgeräte adaptiert. Damit kann man auch von unterwegs auf die Dateien Zugriff kriegen.

Falls Sie Unternehmensverkauf Beratung realsieren oder Dokumentationen für Due Dilgence M&A gestalten, brauchen Sie unbedingt eine starke Plattform für Audit. Dabei kann die Berichtsfunktion zur Hilfe sein. Durch diese Option kan man jede einzelne Dateienaktivität nachzuverfolgen und dokumentieren. Hier finden Sie die populäre Audit-Funktionen, die sich auf die entsprechenden Bereiche beziehen:

  • Audit-Protokolle. Ein Audit-Protokoll ist eine chronologische Aufzeichnung von allem, was im virtuellen Datenraum hochgeladen, eingesehen oder heruntergeladen wurde. Alle Aktivitäten mit den Dateien werden protokolliert, einschließlich der Dateneinsicht, der sicheren Downloads, des Druckens und des Herunterladens von Dateien.
  • Detallierte Berichterstattung. Jeden Eintrag und jede Aktivität im virtuellen Datenraum ist zeitgestempelt un dokumentiert. Automatische Prüfungsberichte werden nach dem Ablauf eines bestimmten Zeitraums, automatisch an den Systemadministrator geschickt.
  • Kontrolle der Dokumentenversion. Die Versions-Kontrolle erlaubt dem Administrator die automatischen Speicherungen von Dokumenteneinstellungen zu kontrollieren. Je nach den Einstellungen, können die Nutzer alle Änderungen in der Versionsgeschichte nachverfolgen und gleichzeitig immer die neueste Version des Dokumentes haben.
  • Mitteilungen. Administratoren und Nutzer der virtuellen Datenräume können je nach der Stufe der Befugnis, Mitteilungen über Updates und neu hochgeladene Dokumente erhalten.

Für effektive Projektarbeit braucht man oft die Anpassung von den Datenraum Optionen auf die bestimmte Firma oder Design. Genauso können die Beschränkungen bezüglich Uploads und Benutzereinladungen eingebracht werden:

  • Website im Firmendesign. Suchen Sie nach allen Anbietern, die es Ihnen ermöglichen, den virtuellen Datenraum individuell anzupassen. Zum Beispiel mit selbst gewählten Farbschemen oder Firmenlogo.
  • F&A Bereich. Der F&A (Fragen und Antworten) Bereich ist der Bereich im virtuellen Datenraum, wo Nutzer Ihre Fragen, über jegliche Dokumente im Datenraum, an andere Nutzer oder Administratoren richten können. Erfahrenere Anbieter von virtuellen Datenräumen bieten die Möglichkeit, einen statistischen FAQ Bereich zu errichten, in welchem die häufigsten Fragen der Nutzer beantwortet werden.
  • Massenupload. Massenuploads und -Downloads erlauben es mehrere Dateien auf einmal hoch- oder herunterzuladen. Suchen Sie nach einem virtuellen Datenraumanbieter, der keine Begrenzung der Dateiengröße für das Hochladen hat.

Je nach Wunsch, kann man auch viele andere zusätzlichen Funktionen, die maximalen Komfort schaffen, bei einem digitalen Datenraum verwenden. Diese beziehen sich meist auf Text- und Dokumentenbearbeitung, Benutzeroberfläche, und allgemeine Zugänglichkeit:

  • Drag und Drop Funktion. Die Funktion erlaubt es dem Nutzer Dateien auf seinem Gerät mit einem Mausklick zu aktivieren und in den virtuellen Datenraum einzufügen, so dass diese automatisch hochgeladen warden.
  • Microsoft Office Integration. Integration mit Microsoft Office ermöglicht den Nutzern den Zugriff und die Speicherung von Word, Excel, und PowerPoint Dateien im virtuellen Datenraum.
  • Durchlauf-Dokumentenanzeige. Die Durchlauffunktion erlaubt es im Ordner durch die Dokumente zu scrollen, während ein Dokument geöffnet ist. Diese Funktion spart vor allem diesen Nutzern eine Menge Zeit, welche die Orner von Dokumenten überprüfen müssen.
  • Mehr-Geräte-Kundenbetreuung. Manche virtuellen Datenräume haben Partnerschaften mit bekannten Produktivitätsapplikationen. Erfahrenere Anbieter virtueller Datenräume bieten ihren Nutzern dedizierte Applikationen für iOS, Android, Blackberry und Windows.
  • Mehrsprachiger Kundenbetreuung. Eine Mehrsprachige Benutzeroberfläche hilft den Nutzern aus verschiedenen Ländern, Zugang zu den virtuellen Datenräumen in eigener Sprache zu haben. Erfahrenere Anbieter virtueller Datenräume bieten sogar die Dokumentenverzeichnisse in verschieden Sprachen an.
  • iPad und iPhone Apps. Die virtuelle Datenraumplattform muss so konzipiert sein, dass sie Geräteübergreifend funktioniert. Sie sollte bei jedem Gerät die unterschiedlichen Bedürfnisse der Nutzer auf den verschiedenen Geräten, von Computern, über Tabletts bis hin zu Smartphones berücksichtigen.