Virtueller Datenraum für Due Diligence – was ist das?

Der Austausch von Dokumenten bei Due-Diligence ist eine Notwendigkeit, um eine vertrauensvolle Beziehung zwischen interessierten Parteien aufzubauen. Aufgrund des technologischen Fortschritts hat sich der Prozess von einer physischen zu einer digitalen Umgebung gewandelt. Wie unterscheidet sich ein virtueller Datenraum für die Due Diligence von einem physischen Austausch? Lesen Sie weiter, um es herauszufinden.

Was ist ein virtueller Datenraum bei Due-Diligence? 

Ein virtueller Due-Diligence-Datenraum ist ein speziell entwickelter, sicherer virtueller Dokumenten- und Dateispeicher. Die Ersteller der virtuellen Datenräume sind sich der Bedeutung der Zugänglichkeit von Dokumenten bewusst und hier sticht ein virtueller Datenraum für die Due Diligence heraus. Der Zugriff kann mehreren Parteien gewährt werden und auf die Dateien kann von überall und jederzeit zugegriffen werden, was den Due-Diligence-Prozess vereinfacht.

Im Rahmen der Due Diligence führen interessierte Parteien eine sorgfältige Prüfung der Dokumente durch, bevor eine M&A stattfindet. In dieser Phase ist es wichtig, dass die potenziellen Stakeholder einen schnellen und einfachen Zugriff auf Dokumente sowie eine transparente Sicht auf die Unternehmensdaten haben.

Virtueller Datenraum Due Diligence

Wie kann man einen virtuellen Datenraum für die Due Diligence nutzen?

1. Beginnen Sie mit einer Due-Diligence-Checkliste

Die Vorbereitung vor jedem geschäftlichen Vorhaben ist entscheidend für den erfolgreichen Abschluss der Due-Diligence-Prüfung. Lesen Sie unbedingt die Checkliste für virtuelle Datenräume zur Due Diligence, die Sie unter diesem Abschnitt finden.

2. Starten Sie nach Möglichkeit eine kostenlose Testversion des Dienstes

Um Software kompetent nutzen zu können, müssen wir das Tool kennenlernen. Eine kostenlose Testversion ermöglicht es uns, die Fähigkeiten des virtuellen Datenraums zu sehen und liefert uns genügend Informationen, um mit der Integration in den Due-Diligence-Prozess zu beginnen.

3. Untersuchen Sie die Vorlagen

Viele virtuelle Datenräume haben die Vorlagen von Kuratoren für ihre Kunden. Prüfen Sie, was verfügbar ist, und entscheiden Sie, ob es für Ihre Due-Diligence-Datenraumanforderungen geeignet ist.

4. Überprüfen Sie die Ordnerintegrität

Stellen Sie sicher, dass jedes Dokument an der richtigen Stelle abgelegt wird. Die automatischen Ordnerstrukturen können hilfreich sein, aber nur, wenn sie Ihrem Zweck dienen und richtig verwendet werden. Sehen Sie sich die Struktur an, bevor Sie den Interessenten Zugang gewähren.

5. Laden Sie die Interessenten ein

Nachdem alles richtig im Datenraum platziert ist, können Sie damit beginnen, Benutzer einzuladen. Erhalten Sie Anfragen von ihnen und starten Sie den nächsten Schritt.

6. Laden Sie die erforderlichen Dokumente hoch

Wenn die Benutzer Zugriff auf den Due-Diligence-Bereich des virtuellen Datenraums haben, können Sie Benutzeranfragen nach erforderlichen Dokumenten durch Hinzufügen zur bestehenden Ordnerstruktur erfüllen.

7. Legen Sie Zeitpläne fest und weisen Sie Nutzern Rollen zu

Die eingeladenen Nutzer müssen Ziele haben, damit der Due-Diligence-Prozess reibungslos abläuft. Weisen Sie Rollen zu, um zu überwachen, dass Dateien nach Bedarf hinzugefügt, signiert usw. werden, um den Prozess voranzutreiben.

Die Prüfungsliste im Datenraum bei Due-Diligence

Bei der Einrichtung eines virtuellen Datenraums kann diese Checkliste hilfreich sein für verschiedene Aspekte Ihres Unternehmens.

Die Prüfungsliste für die rechtliche Due Diligence

Jedes Unternehmen verfügt über eine Reihe von Dokumenten zu Vereinbarungen mit Lieferanten und anderen Unternehmen. Dies sind notwendige Dateien, um zu zeigen, wozu das Unternehmen in der Lage ist, den Umfang der von ihm betreuten Geschäfte und viele weitere Aktivitäten im Zusammenhang mit der rechtlichen Seite des Geschäfts. Rechtsdokumente können sein:

  • Managementdokumente
  • Immobilienmietverträge
  • Darlehensverträge
  • jede Rechtsfälle 

Die Prüfungsliste e für die finanzielle Due Diligence

Der Zustand der Finanzen eines Unternehmens ist einer der ersten Orte, an denen sich Interessenten gerne informieren. Um sicherzustellen, dass diese Untersuchung so transparent wie möglich ist, sollten die folgenden Finanzdokumente bereitgestellt werden:

  • Strategische Wachstumspläne
  • Laufende Strategien
  • Jahresabschluss
  • Details von Bankkrediten 

Die Prüfungsliste für die Sorgfaltspflicht im Personalwesen

Die Anzahl der Mitarbeiter, die damit verbundenen Richtlinien und die medizinische Versorgung sind alle Teile der Dokumentation der Personalabteilung. Um sich auf die Due Diligence vorzubereiten, sollte das Unternehmen HR-Dokumente vorlegen, wie:

  • Richtlinien für medizinische Zwecke, – Krankheitsurlaub, Überstunden und Urlaub
  • Schulungsprogrammdokumente
  • Daten zu Arbeitnehmer (d. h. Lebenslauf)
  • Bedingungen der arbeitnehmerbezogenen Leistungen

Checkliste für die Sorgfaltspflicht im Bereich des geistigen Eigentums

Patente und Marken sind Teile des geistigen Eigentums eines Unternehmens. Um zu zeigen, dass Sie jedes Dokument organisiert haben, sollten Sie der interessierten Partei die folgenden Dateien zu geistigem Eigentum zeigen:

  • Korrespondenz mit den zuständigen Aufsichtsbehörden
  • Berichte im Zusammenhang mit dem Prozess
  • Geistiges Eigentumsverträge 

Due Diligence ist ein wichtiger Prozess in der Geschäftswelt und durch den Einsatz neuer Technologien wie virtueller Datenräume ist der Prozess für alle Beteiligten viel einfacher und benutzerfreundlicher geworden. 

Dank der Tools in virtuellen Datenräumen können Unternehmen Transparenz in allen Bereichen ihres Unternehmens zeigen – vom Recht bis zum geistigen Eigentum. Letztendlich bieten virtuelle Datenräume eine sichere Möglichkeit, notwendige Daten für einen erfolgreichen Due Diligence-Prozess von Anfang bis Ende anzuzeigen.