Anbieter virtueller Datenraume
Datenraum Sicherheit

Dokumentensicherheit ist A&O bei der Speicherung der Dateien in einem virtuellen Datenraum, insbesondere wenn die Firma über empfindlichen Informationen verfügt. Die Funktionen des digitalen Datenraums, die Zuverlässigkeit in Datenverwaltung gewährleisten, sind die folgende:

  • Anzeigemodus Beschränkung. Falls man unerwünschten Einsehen bei der Dokumentanzeige vermeiden will, kann man die Funktion der eingeschränkten Sicht verwenden. Mithilfe dieser Option wird es erlaubt nur ein bestimmtes Teil des Dokumentes öffentlich zu lassen.
  • Dynamische Wasserzeichen. Sicherer Datenraum bietet auch die Verwendung eines dynamischen Wasserzeichens an. Dieses Merkmal dient zur Individualisierung eines Dokumentes und kann solche IP-Adresse, den Namen oder das Datum enthalten.
  • Fernzerstörung. Die Entziehung der Zugriffsrechte ist danke der Sicherheitsfunktion von Dokumentenverfall jederzeit möglich. Damit vermeidet man die unberechtigte Weitergabe der Unterlagen und kann aktiviert werden sogar wenn das Dokument schon herunterlgeladen ist.
  • Zugriffsbeschränkung. Gesicherte Datenräume ermöglichen die Festlegung verschiedener Modi, die bestimmte Zugriffsrechte für mehrere Benutzer oder Benutzergruppen bestimmen. Sie beziehen sich auf die Rechte zur Bearbeitung, Freigabe, Herunterladen, Einsicht, und PrintScreen Verwendung. Damit die Unterlagen geschützt werden, sollen nur die befugten Menschen den Zugriff auf die Plattform des elektronischen Datenraum bekommen. Die Funktionen der Datenräume, die in der Kategorie der Zugriffsbeschränkung fallen, umfassen die folgende:
    1. Falls viele Benutzer den Zugriff auf einen digitalen Datenraum haben, können die Eigentümer diese Mitglieder in mehrere Gruppen verteilen. Jede einzelne Gruppe dann bekommt die individualisierten Zugriffsrechte in Bezug auf Einsicht, Bearbeitung, und die Anwendung anderer Fuktionen.
    2. Granularer Zugriff. Die Eigentümer können es kontrollieren, welche Rechte jede Benutzergruppe besitzt. Die Vorschreibung der Rechte wird in Prinzip abhängig von der Position der Person realisiert.
    3. Zwei-Faktoren-Authentifizierung. Mithilfe einem Code, der auf Handy geschickt wird, kriegen die Benutzer zusätzliche Sicherheit beim Datenzugriff.
    4. Von tragbaren Geräten auf den Datenraum zugreifen. Gesicherter Datenraum für Business Austausch ermöglicht es auf die Plattform über verschiedene tragbare Geräte Zugriff bekommen.
    5. Mehrfache Überprüfung. Um die Angriffe auf die Dateien von gehackten/gestohlenen Geräte vorzubeugen, soll der Benutzer den Identitätsnachweis bereitstellt, jederzeit er auf den Datenraum von neuem Gerät zugreift.
  • Virenscan. Mit virtuellen Datenräume kann man sicher sein, dass die Dateien mit Viren oder Beschädigungen nicht hochgeladen werden.
  • 256-Bit SSL Verschlüsselung. Die Datenübertragung und Verschlüsselung wird im virtuellen Datenraum durch die Benutzung der goldene Standard 256-Bit AES SSL gesichert. Außerdem verschlüsselt werden die Dokumente direkt nach dem Öffnen.

Die virtuellen Datenräume finden in den sicheren physischen Datenzentren statt.  Diese leisten eine Reihe der Maßnahmen ab, die dem Standard der datenräume Sicherheit  entsprechen. Drei etablierten Zertifizierungen, die für Datenzentren geeignet sind, gliedern SSAE 16, ISO 27001, und SOC 2 ein. SSAE 16 Zertifizierung bietet die besten Standards für interne Kontrolle & Rechnungslegung an, und wird in der Branche M&A vorzugsweise angewendet. ISO 27001 Zertifizierung ist Expert in Informationstechnologien und ist weltweit als eine der besten Produkthaftungen für Vermeidung der Sicherheitsprobleme anerkannt. Schließlich sind die meisten digitalen Datenräume nach SOC 2 zertifiziert. Das zählt für Bestätigung der Verfügbarkeit der Dateien, Datenraumsicherheit, und Vertraulichkeit des Datenendlagers.

Falls Sie einen virtuellen Datenraum für Ihren Projekt oder die bestimmte Businesstransaktion wählen möchten, ist Datenraum Sicherheit der erste Faktor, den man dabei beachten soll. Die sichere Verwaltung der Informationen und die Vorbeugung der externen Angriffe sind A&O des Projekterfolgs.

Zwei Aspekte sind für die Sicherheit der Unterlagen entscheidend. Erstens, sollen die effektiven Zugriffsbeschränkungen angesetzt werden. Da das Hauptziel der Umsetzung eines virtuellen Datenraum gesicherte Verwaltung der Dateien ist, sollen diese vor unerwünschten Ansichten geschützt werden. Viele VDR-Anbieter gewährleisten die Möglichkeit bestimmte Dokumente und sogar Teile der Dokumente für den begrenzten Kreis der Benutzer veröffentlichen. Deswegen ist es empfehlbar bei der Wahl eines VDR-Anbieter sich erkundigen, ob die Funktion der Zugrifssbeschränkung verfügbar ist.  Die Überprüfung der Zertifizierung und Verschlüsselung-Standards ist der zweite Zuverlässigkeit-Indikator. Funktioniert der Anbieter nach einem international anerkanntem Stadard, schafft es maximal viel Vertrauen.