Was ist ein virtueller Datenraum oder ein VDR Service?
In einem Datenraum werden bei einer M&A Transaktion alle notwendigen und vertraulichen Dokumente aufbewahrt und bearbeitet. Ein virtueller Datenraum (VDR) oder ein virtueller Datenraumservice, ist nichts anderes als ein digitaler Datenraum oder ein Datenraum online, der es den Nutzern erlaubt, diese Dokumente mithilfe einer Software-Applikation im Internet zugänglich zu machen und diese online zu bearbeiten. Der digitale Raum ermöglicht es u.a. die Due Diligence in diesem Datenraum bei M&A Transaktion durchzuführen.
Der online Datenraum hat das Dokumentenmanagement revolutioniert. Es reicht ein Internet Anschluss, der alle notwendigen Dokumente rund um die Uhr zugänglich macht. Außerdem bringt die Digitalisierung der Datenräume ein erhebliches Einsparpotential an Zeit und Geld mit sich, was viele Unternehmen dazu veranlasst, auf diesen Typ von Datenräumen umzusteigen.
Bei einer M&A Transaktion wird heutzutage nicht nur die Due Diligence über digitale Datenräume abgewickelt, sondern fast die vollständige Transaktion, da dadurch die Risiken des Deals verringert werden können und somit der Unternehmenskauf und Unternehmensverkauf planmäßig verlaufen kann.
Außer den VDR für M&A Transaktionen, wird der digitale Raum auch für Kreditsyndizierungen, Private Equity und in anderen Bereichen genutzt. Virtuelle Datenräume finden in den verschiedensten Industrien Anwendung, u.a.:
- Biotechnologie
- Unternehmensmakler
- Buchhaltung
- Investment Banking
- Schuldenberatung
- Immobilien
- Energie
- Recht
- Regierung
- Consulting
- Medien
- Pharmaindustrie
- Venture Capital
- Fertigung
- IT und Telekommunikation
- Gesundheitswesen
- Finanzberatung
Ein sicherer Datenraum. Sind virtuelle Datenräume sicher?
Die Hauptaufgabe von einer virtuellen Datenraum-Software ist es, die Daten so sicher wie möglich aufzubewahren, zu verwalten und die wichtigsten Daten während einer Transaktion mit den gewünschten Teilnehmern, sicher zu teilen.
Um diese Sicherheit garantieren zu können, bieten die Anbieter virtueller Datenräume ihren Kunden erweiterte Sicherheitsfunktonen an, vor allem eine mehrstufige Anmeldeauthentifizierung. Einige Beispiele hierfür sind: Sperrung der PrintScreen Taste, Funktionalität der Fragen und Antworten (F&A), zeitlich beschränkter Zugang, IP beschränkter Zugang, Integration in Microsoft Office und dynamische Wasserzeichen. Außerdem bieten viele Anbieter virtueller Datenräume ein persönliches Training, sofern dieses gewünscht ist.
Wir bieten die sichersten Datenräume:
Anbieter virtueller Datenräume. Wie finde ich den besten Anbieter?
Immer mehr Anbieter von virtuellen Datenräumen erscheinen auf dem Markt. Wie findet man jedoch den richtigen Anbieter, der den eigenen Bedürfnissen entspricht? Die folgende Übersicht zeigt, welche Hauptfunktionen ein virtueller Datenraum haben sollte.
- Sicheres Datenmanagement (Datenverschlüsselung, Virenschutz, Schutz vor Kontodiebstahl, usw.)
- Digitale Rechteverwaltung
- Tools zur Dokumentenfilterung
- Erweiterte Suchoptionen im ganzen virtuellen Datenraum
- Aktivitätsverfolgung und Audit-Protokoll
- Kompatibilität
- Durchlaufanzeige
- Unterstützung mehrerer Dateiformate
- Massenuploads
- Drag and Drop von Dateien
- Die Möglichkeit mehrere Projekte mit nur einem Konto zu haben
Außer den oben aufgeführten Funktionen, die ein VDR haben sollte, ist es wichtig sich über den Anbieter zu erkundigen und vor allem sich im Klaren darüber zu sein, wofür man den virtuellen Datenraum verwenden möchte. Hier ein paar Tipps, um den besten Anbieter zu finden:
- Um den richtigen Anbieter zu finden, sollten Sie sich erst einmal fragen, welche Funktionen Sie für Ihr Projekt benötigen werden. Sie sollten sich darüber Gedanken machen, was sie von einem VDR erwarten. Je mehr Sie dabei auf Details achten, desto mehr Chancen zum Erfolg haben Sie.
- Sie sollten die besten Bewertungen von virtuellen Datenräumen lesen und mehr über die Verwendung von virtuellen Datenräumen in Ihrem Industriebereich oder Projekt erfahren.
- Ein weiterer wichtiger Aspekt, um den richtigen Service für Ihr Projekt zu erhalten, ist die Verfügbarkeit einer kostenlosen Testversion. Kaufen Sie nie eine Jahres- oder Halbjahresmitgliedschaft ohne die Testversion des Anbieters zu nutzen. Meistens bieten die Anbieter kostenlose 1-monatige, 60-tägige oder 3-monatige Mitgliedschaften an. Die Dauer der kostenlosen Testversion hängt vom jeweiligen Anbieter ab.
- ● Entscheiden Sie sich nur für die Datenräume, die einen rund um die Uhr Kundenbetreuung anbieten und nicht nur während den Arbeitszeiten, die sich in Abhängigkeit von der Zeitzone ändern können.
- Entscheiden Sie sich nur für die Datenräume, die einen rund um die Uhr Kundenbetreuung anbieten und nicht nur während den Arbeitszeiten, die sich in Abhängigkeit von der Zeitzone ändern können.
- Es ist sehr empfehlenswert einen Anbieter zu wählen, über den schon komplexe Finanztransaktionen, wie zum Beispiel IPOs durchgeführt worden sind.
- In-House-Hosting und Management sind wichtige Themen, die nicht vernachlässigt werden sollten. Es wird empfohlen Anbieter zu wählen, die keine Teile des Daten-Hostings oder der Managementprozesse an Dritte outsourcen, da dies zu einem erhöhten Risiko von Missbrauch oder Verlust vertraulicher Daten führt.
- Außerdem bieten die Anbieter oft viele nützliche Funktionen an, die Ihnen nicht nur bei der online Datensammlung, Organisation und Präsentation hilft, sondern auch den Prozess des Geschäftsabschlusses vereinfacht und beschleunigt. Hier sind einige der hilfreichsten Funktionen, die Sie interessieren könnten:
- Dokumentensicherheit: Verschlüsselung der Daten, automatisches Backup, Sperrung der PrintScreen Taste, zeitlich beschränkter Zugang, IP beschränkter Zugang, dynamische Wasserzeichen
- Zugriffssicherheit: duale Anmeldeauthentifizierung, mobil Device Management, Schutz vor Kontodiebstahl.
- Funktionalität: Fragen und Antworten (F&A), Integration in Microsoft Office, Aktivitätsverfolgung und Audit-Protokoll, Massenuploads, usw.
- Nutzbarkeit: erweiterte Suchoption, intuitive Benutzeroberfläche, einfach verständliche Funktionen. Wählen Sie am besten die Plattform aus, die sowohl für Anfänger, als auch für Profis geeignet ist.
- Möglichkeit von Echtzeit-Meldungen: Aktivitätsverfolgung und Audit-Protokoll.
- Zusätzlich könnte es für Sie hilfreich sein einen Anbieter von virtuellen Datenräumen zu finden, der Ihnen den Datenraum nach Ihren Bedürfnissen individuell anpasst.
- Erkundigen Sie sich, welche Bandbreite die Plattform anbietet.
Das alles sind wichtige Aspekte, die es zu beachten gilt, wenn sie einen virtuellen Datenraum Anbieter für Ihr Projekt suchen. Auf unserer Seite können Sie die Anbieterbewertungen lesen sowie Funktionen, Fähigkeiten und Einschätzungen vergleichen. Wir empfehlen Ihnen, besondere Aufmerksamkeit auf die Sicherheits- und Funktionalitätsaspekte zu richten. Vergessen Sie nicht, dass Sie erst ein solides Verständnis Ihrer Projektbesonderheiten haben sollten, um zu wissen, was Sie von dem VDR erwarten.
Neue Anbieter von online Datenräumen erscheinen fast Täglich auf dem Markt. Viele bieten ähnliche Leistungen an, wie zum Beispiel sichere Datenspeicherung, Datenmanagement und sicheres Teilen von Daten. Die anderen Funktionen können von Anbieter zu Anbieter sehr verschieden sein. Die besten virtuellen Datenräume bieten jedoch eine Sicherheit auf Militärniveau, mehrsprachigen Kundenbetreuung, Möglichkeit der Volltextsuche, Verknüpfungen innerhalb der Dokumente und ein breites Spektrum an zusätzlichen erweiterten Funktionen.
FAQ | Häufig gestellte Fragen
Was ist ein virtueller Datenraum? Ein virtueller Datenraum ist ein multifunktionaler Online-Speicherplatz, der zur Unterstützung verschiedener Geschäftstätigkeiten für die sichere Verwaltung, gemeinsame Nutzung und Speicherung von Dokumenten entwickelt wurde.
Warum sind virtuelle Datenräume besser als physische Datenräume? Virtuelle Datenraumdienste bieten aufgrund ihrer Kosteneffizienz, Zugänglichkeit, Sicherheitsvorkehrungen und Benutzerfreundlichkeit viele Vorteile. Im Gegensatz zu physischen Datenräumen verfügen virtuelle Datenräume über mehrere nützliche Merkmale, wie z. B. den berechtigungsbasierten Zugriff auf bestimmte Dateien oder Dateitypen, umfangreiche Suchfunktionen, Verschlüsselung, Frage- und Antwort-Tools. Darüber hinaus sind sie jederzeit und von überall aus verfügbar.
Wie funktioniert ein virtueller Datenraum? Ein virtueller Datenraum ist eine Cloud-basierte Lösung, die über ein firmeneigenes Extranet eingerichtet wird und auf die man über das Internet zugreifen kann. Der virtuelle Datenraum ermöglicht den Zugriff auf Dokumente und Dateien nur für befugte Benutzer. Der Zugriff wird durch den Systemadministrator gesteuert.
Was ist ein Datenraum für M&A? In der M&A Due Diligence (Fusions- und Akquisitionsprüfung) ist ein Datenraum typischerweise ein Ort (vor Ort oder virtuell), an dem alle notwendigen Dokumente für die Transaktion aufbewahrt werden. Ein digitaler Datenraum ist eine Plattform für die gemeinsame Zusammenarbeit, die es mehreren Parteien ermöglicht, vertrauliche Dokumente sicher zu teilen, darauf zuzugreifen und sie zu sichten, da die M&A Due Diligence ein sehr anspruchsvoller und zeitaufwändiger Prozess ist. Ein M&A-Datenraum kann helfen, den Prozess reibungsloser ablaufen zu lassen und die Verwaltungskosten zu reduzieren, während vertrauliche Dokumente in einer kontrollierten Umgebung gespeichert werden.
Was befindet sich in einem sicheren Datenraum? Ein Datenraum gilt als sicher, wenn der VDR-Dienstleister über Sicherheitskonformität (Security Compliance) verfügt, z. B. ISO/IEC 27001:2013-Zertifizierung (die umfassendste Sicherheitszertifizierung für Anbieter virtueller Datenräume), SOC 1(SSAE 16, ISAE 3402), SOC 2 Type II, FedRAMP, HIPAA und GDPR. Die besten Datenraum-Anbieter bieten eine Verschlüsselung, Zwei-Faktor-Authentifizierung, automatische Wasserzeichen auf Dokumenten, die Möglichkeit, den Zugriff auch nach dem Download zu widerrufen, sowie die Option, Merkmale wie Drucken, Speichern, Ändern für bestimmte Benutzer zu beschränken.
Wie erstellt man einen Datenraum? Nachdem Sie verschiedene virtuelle Datenräume verglichen haben, entscheiden Sie sich für einen Anbieter eines virtuellen Datenraums. Erstellen Sie eine Liste der benötigten Dokumente, benennen Sie Ihre Dateien und Ordner nach einem bestimmten Dateibenennungssystem, legen Sie eine Struktur mit Ordnern und Unterordnern an. Legen Sie Zugriffsrechte für Benutzergruppen fest. Bevor Sie neue Benutzer einladen, testen Sie das System, indem Sie Suchvorgänge starten. Wenn alles so funktioniert, wie Sie es sich vorgestellt haben, laden Sie Benutzer ein. Denken Sie daran, Dateien regelmäßig zu aktualisieren.
Wie kann man einen virtuellen Datenraum kostenlos nutzen? Wenn Sie gerade erst anfangen und nach einer kostenfreien Online-Datenraum-Option suchen, können Sie eine Lösung wie Google Drive in Betracht ziehen. Es gibt auch ein paar Datenraumanbieter, die eine preisgünstige Lösung anbieten. Abhängig von den Sicherheitsanforderungen, der Anzahl der Benutzer und der Speichergröße ist es jedoch eine Überlegung wert, in eine vertrauenswürdige digitale Infrastruktur zu investieren. Wenn die Sicherheit nicht die größte Sorge Ihres Projekts ist und Sie keine umfangreichen Merkmale benötigen, ziehen Sie die Verwendung herkömmlicher, kostenloser File-Sharing-Software in Betracht.
Wie finden Sie den besten virtuellen Datenraum für Ihr Unternehmen? Achten Sie auf Expertise in Ihrer Branche und auf Software, die auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten ist (M&A-Transaktionen, Immobiliengeschäfte, Fundraising, etc.). Prüfen Sie immer, ob der Anbieter Datensicherheitszertifizierungen einhält, und vergleichen Sie die Bewertungen und Rezensionen des Anbieters. Bitten Sie schließlich verschiedene VDR-Anbieter um ein Angebot und bewerten Sie die Angebote anhand von Preis und Funktionalität.
TOP 3 Anbieter Virtualler Datenräume
- Capterra
- Gesamt
- Benutzerfreundlichkeit
- Kundenservice
Virtuelle Datenräume von iDeals sind sehr einfach zu bedienen und haben den Ruf einer sicheren und zuverlässigen Cloud-Plattform, die von Vertretern verschiedener Branchen wie Biotechnologie, Investment Banking, Immobilien, Fundraising usw. erfolgreich genutzt wird. IDeals hat eine hochsichere Datenverarbeitungslösung entwickelt, damit dieser Prozess von Anfang bis Ende reibungslos verläuft.
- Capterra
- Gesamt
- Benutzerfreundlichkeit
- Kundenservice
Intralinks - einer der führenden Anbieter von VDR - bietet eine äußerst effektive, digitale und zuverlässige Zusammenarbeit sowohl innerhalb des Unternehmens als auch mit externen Geschäftspartnern. Intralinks ist der einzige Lösungsanbieter, der Daten ausschließlich in lokalen Rechenzentren speichert, inklusive des Schutzes von Administratoren und Anbietern!
- Capterra
- Gesamt
- Benutzerfreundlichkeit
- Kundenservice
Intuitiver, schneller und automatisierter virtueller Datenraum Drooms ist ein zuverlässiger Software-Partner, der sich dank seines intelligenten VDR auf die straffe, schnelle und transparente Strukturierung von Due-Diligence-Prozessen konzentriert.
