Was ist ein virtueller Datenraum oder ein VDR Service?

In einem Datenraum werden bei einer M&A Transaktion alle notwendigen und vertraulichen Dokumente aufbewahrt und bearbeitet. Ein virtueller Datenraum (VDR) oder ein virtueller Datenraumservice, ist nichts anderes als ein digitaler Datenraum oder ein Datenraum online, der es den Nutzern erlaubt, diese Dokumente mit Hilfe einer Software-Applikation im Internet zugänglich zu machen und diese online zu bearbeiten. Der digitale Raum ermöglicht es u.a. die Due Diligence in diesem Datenraum bei M&A Transaktion durchzuführen.

In einem VDR ist die Due Diligence im Vergleich zum Physische Datenraum, in welchem die Due Diligence typischerweise durchgeführt wird, viel einfacher und sicherer durchzuführen, da die Käufer nicht unter Zeitdruckstehen und die Dokumente jederzeit einsehen können.

Der online Datenraum hat das Dokumentenmanagement revolutioniert. Es reicht ein Internet Anschluss, der alle notwendigen Dokumente rund um die Uhr zugänglich macht. Außerdem bringt die Digitalisierung der Datenräume ein erhebliches Einsparpotential an Zeit und Geld mit sich, was viele Unternehmen dazu veranlasst, auf diesen Typ von Datenräumen umzusteigen.

Bei einer M&A Transaktion wird heutzutage nicht nur die Due Diligence über digitale Datenräume abgewickelt, sondern fast die vollständige Transaktion, da dadurch die Risiken des Deals verringert werden können und somit der Unternehmenskauf und Unternehmensverkauf planmäßig verlaufen kann.

Außer den VDR für M&A Transaktionen, wird der digitale Raum auch für Kreditsyndizierungen, Private Equity und in anderen Bereichen genutzt. Virtuelle Datenräume finden in den verschiedensten Industrien Anwendung:, u.a.:

Ein sicherer Datenraum. Sind virtuelle Datenräume sicher?

Die Hauptaufgabe von einer virtuellen Datenraum Software ist es, die Daten so sicher wie möglich aufzubewahren, zu verwalten und die wichtigsten Daten während einer Transaktion mit den gewünschten Teilnehmern, sicher zu teilen.

Um diese Sicherheit garantieren zu können, bieten die Anbieter virtueller Datenräume ihren Kunden erweiterte Sicherheitsfunktonen an, vor allem eine mehrstufige Anmeldeauthentifizierung. Einige Beispiele hierfür sind: Sperrung der PrintScreen Taste, Funktionalität der Fragen und Antworten (F&A), zeitlich beschränkter Zugang, IP beschränkter Zugang, Integration in Microsoft Office und dynamische Wasserzeichen. Außerdem bieten viele Anbieter virtueller Datenräume ein persönliches Training, wenn dieses gewünscht ist, an.

Virtueller Datenraum Anbieter. Wie finde ich den besten Anbieter?

Immer mehrere Anbieter von virtuellen Datenräumen erscheinen auf dem Markt. Wie findet man jedoch den richtigen Anbieter, der den eigenen Bedürfnissen entspricht? Die folgende Übersicht zeigt, welche Hauptfunktionen ein virtueller Datenraum haben sollte.

• Sicheres Datenmanagement (Datenverschlüsselung, Virenschutz, Schutz vor Kontodiebstahl, usw.)
• Digitale Rechteverwaltung
• Tools zur Dokumentenfilterung
• Erweiterte Suchoptionen im ganzen virtuellen Datenraum
• Aktivitätsverfolgung und Audit-Protokoll
• Kompatibilität
• Durchlaufanzeige
• Unterstützung mehrerer Dateiformate
• Massenuploads
• Drag and Drop von Dateien
• Die Möglichkeit mehrere Projekte mit nur einem Konto zu haben

Außer den oben aufgeführten Funktionen, die ein VDR haben sollte, ist es wichtig sich über den Anbieter zu erkundigen und vor allem sich im klaren darüber sein, wofür man den virtuellen Datenraum verwenden möchte. Hier ein paar Tipps, um den besten Anbieter zu finden:

• Um den richtigen Anbieter zu finden, sollten Sie sich erst einmal fragen, welche Funktionen Sie für Ihr Projekt benötigen werden. Sie müssen sich im klaren darüber sein, was sie von einem VDR erwarten. Je mehr Sie dabei auf Details achten, desto mehr Chancen zum Erfolg haben Sie.
• Sie sollten die besten Bewertungen von virtuellen Datenräumen lesen und mehr über die Verwendung von virtuellen Datenräumen in Ihrem Industriebereich oder Projekt erfahren.
• Ein weiterer wichtiger Aspekt, um den richtigen Service für Ihr Projekt zu erhalten ist die Verfügbarkeit einer kostenlosen Testversion. Kaufen Sie nie eine Jahres- oder Halbjahresmitgliedschaft ohne die Testversion des Anbieters zu nutzen. Meistens bieten die Anbieter kostenlose 1-monatige, 60-tägige oder 3-monatige Mitgliedschaften an. Die Dauer der kostenlosen Testversion hängt vom jeweiligen Anbieter ab.
• Entscheiden Sie sich nur für die Datenräume, die einen rund um die Uhr Kundenbetreuung anbieten und nicht nur während den Arbeitszeiten, die sich in Abhängigkeit von der Zeitzone ändern können.
• Es ist sehr empfehlenswert einen Anbieter zu wählen, über den schon komplexe Finanztransaktionen, wie zum Beispiel IPOs durchgeführt worden sind.
• In-House-Hosting und Management sind wichtige Themen, die nicht vernachlässigt werden sollten. Es wird empfohlen Anbieter zu wählen, die keine Teile des Daten-Hostings oder der Managementprozesse an Dritte outsourcen, da dies zu einem erhöhten Risiko von Missbrauch oder Verlust vertraulicher Daten führt.
• Außerdem bieten die Anbieter oft viele nützliche Funktionen an, die Ihnen nicht nur bei der online Datensammlung, Organisation und Präsentation hilft, sondern auch den Prozess des Geschäftsabschlusses vereinfacht und beschleunigt. Hier sind einige der hilfreichsten Funktionen, die Sie interessieren könnten:
  1. Dokumentensicherheit: Verschlüsselung der Daten, automatisches Backup, Sperrung der PrintScreen Taste, zeitlich beschränkter Zugang, IP beschränkter Zugang, dynamische Wasserzeichen
  2. Zugriffssicherheit: duale Anmeldeauthentifizierung, mobil Device Management, Schutz vor Kontodiebstahl.
  3. Funktionalität: Fragen und Antworten (F&A), Integration in Microsoft Office, Aktivitätsverfolgung und Audit-Protokoll, Massenuploads, usw.
  4. Nutzbarkeit: erweiterte Suchoption, intuitive Benutzeroberfläche, einfach verständliche Funktionen. Wählen Sie am besten die Plattform aus, die sowohl für Anfänger, als auch für Profis gut geeignet ist.
  5. Möglichkeit von Echtzeit-Meldungen: Aktivitätsverfolgung und Audit-Protokoll.
• Zusätzlich könnte es für Sie hilfreich sein einen Anbieter von virtuellen Datenräumen zu finden, der Ihnen den Datenraum nach Ihren Bedürfnissen individuell anpasst.
• Erkundigen Sie sich, welche Bandbreite die Plattform anbietet.

Das sind alles wichtige Aspekte, die sie beachten sollten, wenn sie einen virtuellen Datenraum Anbieter für Ihr Projekt suchen. Auf unserer Seite können Sie die Anbieterbewertungen lesen und Funktionen, Fähigkeiten und Einschätzungen vergleichen. Wir empfehlen Ihnen, besondere Aufmerksamkeit auf die Sicherheits- und Funktionalitätsaspekte zu richten. Vergessen Sie nicht, dass Sie erst ein solides Verständnis Ihrer Projektbesonderheiten haben sollten, um zu wissen, was Sie von dem VDR erwarten.

Neue Anbieter von online Datenräumen erscheinen fast Täglich auf dem Markt. Viele bieten ähnliche Leistungen an, wie zum Beispiel sichere Datenspeicherung, Datenmanagement und sicheres Teilen von Daten. Die anderen Funktionen können von Anbieter zu Anbieter sehr verschieden sein. Die besten virtuellen Datenräume bieten jedoch eine Sicherheit auf Militärniveau, mehrsprachigen Kundenbetreuung, Möglichkeit der Volltextsuche, Verknüpfungen innerhalb der Dokumente und ein breites Spektrum an zusätzlichen erweiterten Funktionen.