Was ist ein virtueller Datenraum oder ein VDR Service?
In einem Datenraum werden bei einer M&A Transaktion alle notwendigen und vertraulichen Dokumente aufbewahrt und bearbeitet. Ein virtueller Datenraum (VDR) oder ein virtueller Datenraumservice, ist nichts anderes als ein digitaler Datenraum oder ein Datenraum online, der es den Nutzern erlaubt, diese Dokumente mithilfe einer Software-Applikation im Internet zugänglich zu machen und diese online zu bearbeiten. Der digitale Raum ermöglicht es u.a. die Due Diligence in diesem Datenraum bei M&A Transaktion durchzuführen.
Der online Datenraum hat das Dokumentenmanagement revolutioniert. Es reicht ein Internet Anschluss, der alle notwendigen Dokumente rund um die Uhr zugänglich macht. Außerdem bringt die Digitalisierung der Datenräume ein erhebliches Einsparpotential an Zeit und Geld mit sich, was viele Unternehmen dazu veranlasst, auf diesen Typ von Datenräumen umzusteigen.
Bei einer M&A Transaktion wird heutzutage nicht nur die Due Diligence über digitale Datenräume abgewickelt, sondern fast die vollständige Transaktion, da dadurch die Risiken des Deals verringert werden können und somit der Unternehmenskauf und Unternehmensverkauf planmäßig verlaufen kann.
Außer den VDR für M&A Transaktionen, wird der digitale Raum auch für Kreditsyndizierungen, Private Equity und in anderen Bereichen genutzt. Virtuelle Datenräume finden in den verschiedensten Industrien Anwendung, u.a.:
- Biotechnologie
- Unternehmensmakler
- Buchhaltung
- Investment Banking
- Schuldenberatung
- Immobilien
- Energie
- Recht
- Regierung
- Consulting
- Medien
- Pharmaindustrie
- Venture Capital
- Fertigung
- IT und Telekommunikation
- Gesundheitswesen
- Finanzberatung
Ein sicherer Datenraum. Sind virtuelle Datenräume sicher?
Die Hauptaufgabe von einer virtuellen Datenraum-Software ist es, die Daten so sicher wie möglich aufzubewahren, zu verwalten und die wichtigsten Daten während einer Transaktion mit den gewünschten Teilnehmern, sicher zu teilen.
Um diese Sicherheit garantieren zu können, bieten die Anbieter virtueller Datenräume ihren Kunden erweiterte Sicherheitsfunktonen an, vor allem eine mehrstufige Anmeldeauthentifizierung. Einige Beispiele hierfür sind: Sperrung der PrintScreen Taste, Funktionalität der Fragen und Antworten (F&A), zeitlich beschränkter Zugang, IP beschränkter Zugang, Integration in Microsoft Office und dynamische Wasserzeichen. Außerdem bieten viele Anbieter virtueller Datenräume ein persönliches Training, sofern dieses gewünscht ist.
Wir bieten die sichersten Datenräume:
Anbieter virtueller Datenräume. Wie finde ich den besten Anbieter?
Immer mehr Anbieter von virtuellen Datenräumen erscheinen auf dem Markt. Wie findet man jedoch den richtigen Anbieter, der den eigenen Bedürfnissen entspricht? Die folgende Übersicht zeigt, welche Hauptfunktionen ein virtueller Datenraum haben sollte.
- Sicheres Datenmanagement (Datenverschlüsselung, Virenschutz, Schutz vor Kontodiebstahl, usw.)
- Digitale Rechteverwaltung
- Tools zur Dokumentenfilterung
- Erweiterte Suchoptionen im ganzen virtuellen Datenraum
- Aktivitätsverfolgung und Audit-Protokoll
- Kompatibilität
- Durchlaufanzeige
- Unterstützung mehrerer Dateiformate
- Massenuploads
- Drag and Drop von Dateien
- Die Möglichkeit mehrere Projekte mit nur einem Konto zu haben
Außer den oben aufgeführten Funktionen, die ein VDR haben sollte, ist es wichtig sich über den Anbieter zu erkundigen und vor allem sich im Klaren darüber zu sein, wofür man den virtuellen Datenraum verwenden möchte. Hier ein paar Tipps, um den besten Anbieter zu finden:
- Um den richtigen Anbieter zu finden, sollten Sie sich erst einmal fragen, welche Funktionen Sie für Ihr Projekt benötigen werden. Sie sollten sich darüber Gedanken machen, was sie von einem VDR erwarten. Je mehr Sie dabei auf Details achten, desto mehr Chancen zum Erfolg haben Sie.
- Sie sollten die besten Bewertungen von virtuellen Datenräumen lesen und mehr über die Verwendung von virtuellen Datenräumen in Ihrem Industriebereich oder Projekt erfahren.
- Ein weiterer wichtiger Aspekt, um den richtigen Service für Ihr Projekt zu erhalten, ist die Verfügbarkeit einer kostenlosen Testversion. Kaufen Sie nie eine Jahres- oder Halbjahresmitgliedschaft ohne die Testversion des Anbieters zu nutzen. Meistens bieten die Anbieter kostenlose 1-monatige, 60-tägige oder 3-monatige Mitgliedschaften an. Die Dauer der kostenlosen Testversion hängt vom jeweiligen Anbieter ab.
- ● Entscheiden Sie sich nur für die Datenräume, die einen rund um die Uhr Kundenbetreuung anbieten und nicht nur während den Arbeitszeiten, die sich in Abhängigkeit von der Zeitzone ändern können.
- Entscheiden Sie sich nur für die Datenräume, die einen rund um die Uhr Kundenbetreuung anbieten und nicht nur während den Arbeitszeiten, die sich in Abhängigkeit von der Zeitzone ändern können.
- Es ist sehr empfehlenswert einen Anbieter zu wählen, über den schon komplexe Finanztransaktionen, wie zum Beispiel IPOs durchgeführt worden sind.
- In-House-Hosting und Management sind wichtige Themen, die nicht vernachlässigt werden sollten. Es wird empfohlen Anbieter zu wählen, die keine Teile des Daten-Hostings oder der Managementprozesse an Dritte outsourcen, da dies zu einem erhöhten Risiko von Missbrauch oder Verlust vertraulicher Daten führt.
- Außerdem bieten die Anbieter oft viele nützliche Funktionen an, die Ihnen nicht nur bei der online Datensammlung, Organisation und Präsentation hilft, sondern auch den Prozess des Geschäftsabschlusses vereinfacht und beschleunigt. Hier sind einige der hilfreichsten Funktionen, die Sie interessieren könnten:
- Dokumentensicherheit: Verschlüsselung der Daten, automatisches Backup, Sperrung der PrintScreen Taste, zeitlich beschränkter Zugang, IP beschränkter Zugang, dynamische Wasserzeichen
- Zugriffssicherheit: duale Anmeldeauthentifizierung, mobil Device Management, Schutz vor Kontodiebstahl.
- Funktionalität: Fragen und Antworten (F&A), Integration in Microsoft Office, Aktivitätsverfolgung und Audit-Protokoll, Massenuploads, usw.
- Nutzbarkeit: erweiterte Suchoption, intuitive Benutzeroberfläche, einfach verständliche Funktionen. Wählen Sie am besten die Plattform aus, die sowohl für Anfänger, als auch für Profis geeignet ist.
- Möglichkeit von Echtzeit-Meldungen: Aktivitätsverfolgung und Audit-Protokoll.
- Zusätzlich könnte es für Sie hilfreich sein einen Anbieter von virtuellen Datenräumen zu finden, der Ihnen den Datenraum nach Ihren Bedürfnissen individuell anpasst.
- Erkundigen Sie sich, welche Bandbreite die Plattform anbietet.
Das alles sind wichtige Aspekte, die es zu beachten gilt, wenn sie einen virtuellen Datenraum Anbieter für Ihr Projekt suchen. Auf unserer Seite können Sie die Anbieterbewertungen lesen sowie Funktionen, Fähigkeiten und Einschätzungen vergleichen. Wir empfehlen Ihnen, besondere Aufmerksamkeit auf die Sicherheits- und Funktionalitätsaspekte zu richten. Vergessen Sie nicht, dass Sie erst ein solides Verständnis Ihrer Projektbesonderheiten haben sollten, um zu wissen, was Sie von dem VDR erwarten.
Neue Anbieter von online Datenräumen erscheinen fast Täglich auf dem Markt. Viele bieten ähnliche Leistungen an, wie zum Beispiel sichere Datenspeicherung, Datenmanagement und sicheres Teilen von Daten. Die anderen Funktionen können von Anbieter zu Anbieter sehr verschieden sein. Die besten virtuellen Datenräume bieten jedoch eine Sicherheit auf Militärniveau, mehrsprachigen Kundenbetreuung, Möglichkeit der Volltextsuche, Verknüpfungen innerhalb der Dokumente und ein breites Spektrum an zusätzlichen erweiterten Funktionen.
Was bestimmt den besten virtuellen Datenraum?
Die besten Datenräume ermöglichen schnelle, organisierte und bequeme Transaktionen. Moderne Software von VDR bietet vielseitige Funktionen und praktische Lösungen für jede Branche. Außerdem ist die digitale Geschäftsabwicklung viel kosteneffektiver als das physische Gegenstück.
Jetzt besteht die größte Herausforderung für die neuen Datenraumbenutzer darin, die richtige Software für ihre Anforderungen auszuwählen und sicherzustellen, dass alle vertraulichen Daten sicher sein werden. Es sind drei Schlüsselfaktoren zu berücksichtigen:
Compliance und Zertifizierungen
Die Sicherheit der Daten ist die wichtigste Voraussetzung für den besten virtuellen Datenraum. Für unerfahrene Benutzer kann es jedoch schwierig sein, die Sicherheitsprotokolle und die Technologie zu beurteilen. Die beste Strategie besteht darin, sich auf Regulierungs- und Standardisierungsinstitutionen wie ISO oder GDPR zu verlassen.
Sie können die Datenschutzrichtlinien des Anbieters bewerten, indem Sie auf die folgenden Zertifikate und Konformitäten prüfen:
- ISO/IEC 27001
- SOC 1, 2
- GDPR
- HIPAA
- FISMA
Benutzeroberfläche und Funktionen
Die besten Datenräume sind sowohl hoch funktional als auch einfach. Sie sollten keine umfangreichen technischen Kenntnisse benötigen, um erfolgreich auf der Plattform zu navigieren. Gleichzeitig muss das verwendete Tool ausgereift genug sein, um eine schnelle und effektive Leistung zu liefern.
Eine der Möglichkeiten, die Software zu testen, besteht darin, eine Demo anzufordern oder sich für eine kostenlose Testphase. Auf diese Weise bekommen Sie ein Gefühl für die Arbeit mit dem virtuellen Datenraum, ohne ins Budget zu greifen. Dies funktioniert jedoch möglicherweise nicht, wenn Sie einen engen Zeitplan haben.
Prüfen Sie in diesem Fall, ob der Anbieter Folgendes erwähnt:
- Bequeme Dokumentenverwaltung mit Funktionen wie Drag-und-Drop-Upload, Bulk Hoch- und Herunterladen, automatische Indexierung, Volltextsuche und Unterstützung für Großformate.
- Verbessertes Niveau der Sicherheit von Dokumenten mit einer geschützten Ansichtsoption, dynamischem Wasserzeichen und Benutzer- basierte Zugriffsberechtigungen.
- Interaktives Q&A für M&A-Transaktionen und Vorstandsmanagement.
- Sicherer Zugriff wird garantiert durch IP-Einschränkungen, Zwei-Faktor-Authentifizierung und detaillierte Berichte zu Benutzeraktivitäten.
- Benutzerfreundlichkeit wird durch webbasierten (SaaS) Zugriff, praktische Anpassungen für alle Geräte und Bedienung erreicht Systeme, mehrsprachige Benutzeroberfläche und Single Sign-On für mehrere Projekte.
- Die Expertise und der Support des Anbieters. Der beste virtuelle Datenraum ist derjenige, der die Anforderungen und Erwartungen Ihres Unternehmens erfüllt. Eine der Möglichkeiten, eine solche Kompatibilität zu erreichen, besteht darin, nach Anbietern zu suchen, die sich auf Ihr Gebiet spezialisiert haben.
Solange der VDR-Anbieter die Mechanismen Ihrer Branche versteht, kann er das Beste bieten effektive Tools und Services.
Ein kompetentes und verfügbares Support-Team ist ein weiteres hervorragendes Kapital. Prüfen Sie, ob Sie die Möglichkeit haben, rund um die Uhr schnelle Hilfe anzufordern. Ein zusätzlicher Bonus wäre der Support-Mitarbeiter, der Ihre Sprache spricht und jede Anfrage löst, ohne den Anruf weiterzuleiten.
