Was ist bei der Auswahl eines virtuellen Datenraums zu beachten?

Virtuelle Datenräume haben in den letzten Jahren eine steigende Popularität erfahren. Da der sichere Dateitransfer beim Umgang mit sensiblen Dokumenten oberste Priorität hat, ist es nicht verwunderlich, dass diese Online-Dateispeicher in vollem Umfang genutzt werden. Aber was sollten Sie bei der Auswahl eines virtuellen Datenraums für Ihr Unternehmen beachten?

Gesichtspunkte bei der Auswahl eines virtuellen Datenraums

Diese Softwarelösung hat ihren Kunden viel zu bieten. Sie müssen die folgenden Faktoren berücksichtigen, wenn Sie sich für eine Dateiablage für Ihr Unternehmen entscheiden. 

1. Fragen Sie sich: “Warum?”

Ihr Unternehmen benötigt eine neue Lösung für die Dateiübertragung. Warum brauchen Sie sie genau? Wie viele Dateien werden Sie täglich übertragen? Welche Arten von Geschäften möchten Sie mit einem virtuellen Datenraum abwickeln?

Diese Art von Fragen sind notwendig, während Sie entscheiden, ob eine Lösung für Ihre Bedürfnisse geeignet ist. Ausgehend von allgemeinen Fragen wie den oben genannten, können Sie diese eingrenzen: “Wie viele Personen werden den virtuellen Datenraum nutzen?” oder “Wird der virtuelle Datenraum nur als Dateiablage verwendet oder werden die Dateien mit interessierten Parteien geteilt?” Dies sind Fragen, die es zu berücksichtigen gilt.

2. Legen Sie fest, was Ihnen am wichtigsten ist

Wenn Sie die Antworten auf die Frage “Warum?” kennen, fällt es Ihnen leichter, zu entscheiden, welche Art von Funktionen Sie für Ihren virtuellen Datenraum wünschen. Sind Sie an einer Vielzahl von Berechtigungseinstellungen interessiert, oder vielleicht an einer verbesserten Sicherheitsfunktion? Möchten Sie in der Lage sein, die Aktionen in Ihrem virtuellen Datenraum am Ende eines jeden Monats zu überprüfen?

Das sind viele weitere spezifische Fragen, die Ihnen helfen können, die perfekte virtuelle Datenraumlösung für Ihr Unternehmen zu finden. Wir haben damit begonnen, uns zu fragen, warum wir eine solche Lösung wollen, und jetzt fragen wir uns: “Wie?” 

3. Bestimmen Sie Ihr Budget

Die Preise für virtuelle Datenräume variieren je nach den Funktionen, die Sie benötigen. Die Preisstrukturen beinhalten oft monatliche Pläne, aber auch Jahresabonnements sind mit einem leichten Rabatt erhältlich. Es gibt auch Fälle, in denen Anbieter von virtuellen Datenräumen für das Hochladen von Dokumenten pro Seite berechnen.

4. Erforschen Sie den Markt 

Sehen Sie nach, was verfügbar ist. Sehen Sie, welche Arten von virtuellen Datenräumen bei Geschäftsleuten beliebt sind. Lesen Sie die Bewertungen der Websites und versuchen Sie herauszufinden, welche Arten von virtuellen Datenraumlösungen Ihren Anforderungen entsprechen.

Dies sollte der zeitaufwendigste Teil Ihrer Suche sein, aber er sollte die besten Ergebnisse liefern. Schauen Sie sich Vergleichsvideos an, lesen Sie die Kommentare in Facebook, Discord oder anderen relevanten Gruppen über den virtuellen Datenraum, an dem Sie interessiert sind. Wenn Sie Ihre Suche auf ein paar Anbieter eingrenzen können, denen Sie vertrauen, können Sie zum nächsten Schritt übergehen. 

5. Testen Sie Funktionen mit der kostenlosen Testversion

Es gibt keinen besseren Weg, die beste Lösung zu finden, als sie selbst auszuprobieren. Viele Anbieter von virtuellen Datenräumen bieten kostenlose Testversionen an, um die Vielfalt der Funktionen zu testen. 

Wenn Sie das Gefühl haben, dass die von Ihnen getestete Lösung das Richtige für Sie sein könnte, dann könnte unser nächster Punkt bei der Entscheidungsfindung hilfreich sein. 

6. Sprechen Sie mit dem Anbieter

Nachdem Sie den Dienst ausprobiert und sich überzeugt haben, dass es der richtige für Sie ist, kontaktieren Sie den Anbieter direkt, um alle Details zu besprechen. Sie erhalten Antworten auf Ihre Fragen und können dann nach Preisplänen fragen, die möglicherweise nicht auf der Hauptseite des Anbieters aufgeführt sind. 

Auf diese Weise bauen Sie eine Beziehung zu dem Anbieter auf und können die Funktionsweise seines Online-Dateispeichers kennen lernen. Und, was natürlich am wichtigsten ist, Sie finden eine passgenaue Lösung für Ihre dateibezogenen Anforderungen. 

Fazit

Von der Frage, warum Sie einen virtuellen Datenraum benötigen, bis hin zum Aufbau von Beziehungen zu Anbietern virtueller Datenräume sollten Sie alle notwendigen Schritte bei der Auswahl einer virtuellen Datenraumlösung für Ihr Unternehmen berücksichtigen. Probieren Sie sie aus, um sicherzustellen, dass Sie den besten Anbieter für Ihre Anforderungen finden.