Tipps für Sicherheit von Austausch der Daten mit dem virtuellen Datenraum

Virtueller Datenraum kann Ihnen Tausende von Dollar sparen, indem Sie Ihre sensiblen Daten und Ihre Geschäfte vor Datenschutzverletzungen schützen. Erfahren Sie in unserem neuen Artikel, wie Sie einen sicheren virtuellen Datenraum finden.

Die nächsten Themen finden Sie hier:

  • Sichere Dateifreigabefunktionen.
  • Traditioneller Datenraum gegen virtuellen Datenraum.
  • Tipps zur sicheren Dateifreigabe für Unternehmen, die virtuelle Datenräume verwenden. 

Sichere Dateifreigabefunktionen

So um die die beste Lösung für den Datenaustausch zu finden, suchen Sie in der folgenden Liste nach den Sicherheitsfunktionen:

Rechtsbasierte Sicherheit

Überprüfen Sie, ob Ihr Anbieter über diese Sicherheitsprotokolle verfügt:

  • Compliance mit ISO/IES 27000. Die meisten Anbieter virtueller Datenräume erfüllen den ISO/IES 27000-Standard. Wenn ein Anbieter virtueller Datenräume diese Zertifizierung erhält, können Sie sicher sein, dass das Unternehmen alles Notwendige tut, um Ihre Daten zu schützen, da es von der internationalen Organisation von Standardisation verpflichtet ist.
  • Compliance mit der internationalen Safe-Harbor-Datenschutzgrundsätze. Diese Regeln wurden formuliert, um die versehentliche Offenlegung oder den Verlust von Benutzerinformationen durch private Organisationen, die diese personenbezogenen Daten speichern, zu verhindern.
  • Compliance mit der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Dies ist der Standard für den Schutz personenbezogener Daten in der Europäischen Union (EU) und im europäischen Wirtschaftsraum.
  • Compliance mit dem Gesetz über die Übertragbarkeit und Rechenschaftspflicht der Krankenversicherung (HIPAA). Diese Compliance ist insbesondere für Unternehmen der Medizinbranche wichtig, da sie die Gesundheitsdaten der Patienten regelt und schützt. Die Einhaltung der HIPAA bedeutet, dass die geschützten Gesundheitsinformationen (PHI) Ihres Kunden nicht ohne vorherige Zustimmung des Patienten weitergegeben oder verwendet werden können.
  • Compliance mit dem Datensicherheitsstandard der Zahlungskartenindustrie (PCI DSS). Dadurch wird sichergestellt, dass Ihre Kreditkartendetails und Transaktionsdaten sicher sind. 

Zusätzlich zu den oben genannten Funktionen bietet der sichere virtuelle Datenraum auch einige andere rechtliche Funktionen, um sicherzustellen, dass alle Ihre Geschäfte sind gesichert:

  • Verhinderung von Datenverlust (DLP) und
  • Kontrolle der Serviceorganisation (SOC) – Bericht 1 und Bericht 2

Technische Sicherheitsfunktionen

Der Schutz sensibler Daten ist immer ein Wettlauf zwischen den Innovationen eines Cybersicherheitsspezialisten und den neuesten Methoden eines Hackers. Um einen sicheren Datenraumservice auf hohem Niveau zu gewährleisten, sollten Anbieter virtueller Datenräume die bestmöglichen Verfahren zur Datensicherheit anwenden. Überprüfen Sie Folgendes:

  • AWS 256-Bit-Verschlüsselung SSL. Mit dieser Funktion dauert es Millionen von Jahren, bis Hacker Ihre 256-Bit-verschlüsselten Daten durch Brute-Force oder sogar mit dem MilkyWay-2-Supercomputer knacken.
  • Zwei – Schritt (auch bekannt als 2-Faktor oder 2FA) Authentifizierungssystem. Dies ist eine zusätzliche Sicherheitsebene, die verwendet wird, um sicherzustellen, dass die Person, die Zugang zu einem Online-Konto sucht, die Person ist, für die sie sich ausgibt. Kurz gesagt, diese Funktion sichert die Benutzeridentität. Der erste Schritt dieses Authentifizierungssystems umfasst die Eingabe des Benutzernamens und des Passworts. Der zweite Schritt umfasst die Bereitstellung weiterer Informationen, einschließlich der folgenden:
  • Ihre persönliche Identifikationsnummer (PIN)
  • einzigartiges Passwort
  • Ihr Fingerabdruck
  • ein Stimmabdruck
  • Antworten auf geheime Fragen
  • ein Iris-Scan

Die im zweiten Schritt erforderlichen Informationen helfen, Ihre Konten zu schützen, auch wenn Sie sich nicht an ein Passwort erinnern oder Ihr Telefon zu Hause vergessen haben.

  • Dynamisches Passwortsystem. Dies ermöglicht die Verwendung eines einmalig automatisch generierten Passworts, das Sie sich nicht merken müssen.
  • Überwachung rund um die Uhr. Im Gegensatz zu herkömmlichen physischen Datenräumen hilft Ihnen die 24/7-Überwachung in einem sicheren virtuellen Datenraum, über die Aktivitäten im Dokumentenfreigabeprozess auf dem Laufenden zu bleiben.
  • Sichere Browserverbindung (https://). Eine sichere Browserverbindung zeigt an, dass der Browser auf sichere Weise mit dem Webserver verbunden ist. Das Schlosssymbol finden Sie in der Adressleiste. Das bedeutet, dass alle Daten verschlüsselt wurden.
  • FTPS (FTP über SSL). Dies ist ein sicheres Dateiübertragungsprotokoll, mit dem Sie sich sicher mit Ihren Geschäftspartnern, Kunden und Benutzern verbinden können. Wenn Sie Dateien übertragen, werden sie mit FTPS ausgetauscht und können durch FTPS-kompatible Methoden wie Passwörter, Clientzertifikate und Serverzertifikate authentifiziert werden.

Andere wichtige Funktionen, die erwähnt werden sollten, sind:

  • Wasserzeichen
  • Kontrolle der Version
  • Integration von der einmaligen Anmeldung (Single Sign-on (SSO))
  • Unterstützung der Anforderungen an die Datenresidenz
  • Aufzeichnung/Protokoll der durchgeführten Aktionen 

Zusätzliche Sicherheitsfunktionen umfassen:

  • Audit-Aufzeichnungen
  • Sichere Speicherung von Dokumenten
  • Zusammenarbeit über große Entfernungen
  • Transparenz in allen Phasen des Geschäfts
  • Eliminierung von Duplikaten
  • benutzerdefinierte Berechtigungen für die Zugriffsverwaltung
  • benutzerdefinierte NDA
  • Eingezäunte Ansicht
  • Löschen und Vernichten aus der Ferne
  • Keine Fingerabdrücke
  • Die Möglichkeit, die IP, das Gerät und den Standort zu überprüfen der Benutzer meldet sich mit an.

Am Ende dieses Artikels finden Sie unsere Checkliste mit Anleitungen, die Ihnen bei der Auswahl eines sicheren und zuverlässigen virtuellen Datenraums helfen kann.

Traditioneller Datenraum gegen den virtuellen Datenraum

Traditionelle physische Datenräume haben alle Nachteile eines virtuellen Datenraums, wie zum Beispiel:

  • Sie haben keine 24/7 Zugriff auf Ihre Dokumente. Die Dokumentenablage könnte physisch zerstört werden.
  • Es ist schwierig für Sie, Ihre Daten zu ändern und zu teilen.
  • Die Überwachung jeder einzelnen Datenansicht ist unmöglich, wenn Sie nicht der einzige sind, der Zugang zum traditionellen Datenraum hat.
  • In einigen Fällen ist ein herkömmlicher Datenraum weit von Ihrem aktuellen Standort entfernt, was teure Geschäftsreisen erfordert.

Traditionelle Datenräume verloren mit dem Markteintritt sicherer virtueller Datenräume an Attraktivität. Als benutzerfreundliches Tool konzipiert, bieten virtuelle Datenräume all den Komfort und die Sicherheit, die in herkömmlichen Datenräumen fehlten, sodass Benutzer keine speziellen technischen Geräte benötigen.

In der folgenden Infografik haben wir die Hauptmerkmale des klassischen Datenraums und des sicheren virtuellen Datenraums für Sie verglichen, um festzustellen, welche Lösung sich nach ihren Möglichkeiten durchsetzt: 

FunktionenTraditioneller DatenraumVirtueller Datenraum
256-Bit-SSL
Physische Sicherheit
Zugriff rund um die Uhr
Authentifizierung in zwei Schritten
Aufzeichnung/Protokoll der durchgeführten Aktionen
Sichere Dokumentenspeicherung
Remote-Zusammenarbeit
Sichere Tabellenansicht
Technischer Support

Tipps zur sicheren Dateifreigabe für Unternehmen mithilfe des virtuellen Datenraums

1. Denken Sie an Ihre Sicherheitsbedürfnisse. Berücksichtigen Sie die sicherheitsbasierten Funktionen, die wir am Anfang des Artikels beschrieben haben, und priorisieren Sie bei der Entscheidung, welchen Anbieter von virtuellen Datenräumen Sie wählen sollten, Folgendes:

  • ISO/IES 27000-Konformität
  • AWS 256-Bit-Verschlüsselung SSL
  • 2-stufiges (2-Faktor oder 2FA) Authentifizierungssystem
  • Überwachung rund um die Uhr
  • Sichere Browserverbindung (https://)
  • FTPS (FTP über SSL)
  • Single Sign-On (SSO)-Integration
  • Eingezäunte Ansicht
  • Löschen und Schreddern aus der Ferne 

2. Wählen Sie den Anbieter des virtuellen Datenraums, der die bestmöglichen Sicherheitsfunktionen bietet, je nach Vertraulichkeit der Daten, die Sie teilen möchten.

3. Bewerten Sie Ihre Informationsmanagementpläne. Erstellen Sie einen Datenmanagementplan und wählen Sie einen Anbieter mit den größtmöglichen Interaktionsmöglichkeiten mit Dokumenten.

Hier ist eine Liste der Funktionen des virtuellen Datenraums, die die klassischen Datenmanagementphasen ermöglichen:

  • Löschen
  • Zusammenführen
  • Umbenennen
  • Erstellen von Ordnern
  • Verschieben
  • PDF Konvertierung
  • Zugriff auf
  • Vorschau und Ansicht
  • Teilen
  • Wiederherstellen
  • Export
  • Markierung 

4. Erstellen Sie ein Login-Passwort mit einem zuverlässigen Online-Dienst. Es bietet nicht nur die Möglichkeit, zufällige Symbole und Buchstabenkombinationen zu generieren, sondern hilft auch, sie mit mnemonischen Techniken auswendig zu lernen. Bewahren Sie es sicher auf und verwenden Sie einen sicheren Passwort-Manager.

5. Testen Sie alle Vorteile des gewählten virtuellen Datenraums. Erstellen Sie ein Wasserzeichen, verwenden Sie Ordner oder konvertieren Sie Daten in PDF usw. Je mehr Tools Sie beherrschen, desto reibungsloser wird der Dateifreigabeprozess in Zukunft sein. 

6. Versuchen Sie, Dokumente in Teilen freizugeben. Geben Sie Dokumente frei oder nur den Teil davon, den Sie freigeben möchten. Solche Datenräume wie der virtuelle Ideals-Datenraum ermöglichen es Ihnen, verschiedene Teile der gesendeten Dateien durch Zäune zu verbergen.

Lassen Sie uns zusammenfassen

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass der traditionelle Datenraum vor vielen Jahren eine ausgezeichnete Sicherheitslösung war, aber nicht mehr mit allen Anforderungen moderner Unternehmen Schritt halten kann.

Wir leben im Zeitalter schneller Geschäfte, agiler Entscheidungen und schneller Veränderungen, daher müssen Unternehmen rund um die Uhr Zugriff auf wichtige Daten haben.

Hier ist eine zusammenfassende Checkliste, die Ihnen bei der Auswahl Ihres idealen virtuellen Datenraums hilft:

  • Finden Sie Ihre geschäftliche Nische und Ihre Bedürfnisse heraus.
  • Stellen Sie die Einhaltung weltweiter Standards sicher. Überprüfen Sie die Protokolle des Unternehmensanbieters.
  • Betrachten Sie die technische Seite der Nutzung des virtuellen Datenraums. Lesen Sie zusätzliche Informationen zur Technologie des virtuellen Datenraums.
  • Studieren Sie echtes Kundenfeedback. Lesen Sie Kommentare und Erfahrungsberichte von echten Kunden auf den sozialen Media-Seiten der Anbieter und speziellen Bewertungswebsites.
  • Nutzen Sie die kostenlose Testversion, um den ausgewählten sicheren virtuellen Datenraum zu testen.
  • Lesen Sie die Anleitungen für Anbieter virtueller Datenräume, um Ihre Aufgabe zu vereinfachen.
  • Versenden Sie ein Testdokument. Üben Sie alle Schritte zur Verwendung eines virtuellen Datenraums, indem Sie ein nicht geheimes Dokument an eine Vertrauensperson senden.
  • Spielen Sie mit Zugriffskontrollen und Entfernungsfunktionen herum. Löschen Sie alle gesendeten Dokumente aus der Ferne oder ändern Sie den Zugriff darauf, wenn Ihr Empfänger sie nicht mehr anzeigen muss.
  • Wenn Sie mit der Benutzererfahrung nicht zufrieden sind, testen Sie den Kundensupport des Anbieters des virtuellen Datenraums. Schreiben Sie direkt nach Auftreten des Problems an den Support.