Datenraum einrichten: So schaffen Sie eine sichere und effiziente Struktur

Ob bei M&A-Transaktionen, Finanzierungsrunden oder internen Prüfungen – Unternehmen stehen unter Zugzwang, sensible Daten nicht nur bereitzustellen, sondern sie auch sicher, strukturiert und nachvollziehbar zu managen. Die Einrichtung eines virtuellen Datenraums ist dabei kein technischer Nebenschritt, sondern ein strategischer Akt. 

In diesem Leitfaden erfahren Sie, wie Sie einen Datenraum einrichten, der nicht nur regulatorischen Anforderungen standhält, sondern echten Mehrwert schafft – für Ihr Team, Ihre Partner und Ihre Prozesse.

Was bedeutet es, einen Datenraum „einzurichten“?

Ein Datenraum ist kein digitaler Aktenschrank. Er ist ein Kontrollraum.

„Datenraum einrichten“ heißt: eine strukturierte, geschützte und benutzerfreundliche Umgebung zu schaffen, in der sensible Informationen sicher geteilt, bearbeitet und kontrolliert werden können. Wer dabei einfach nur PDFs hochlädt, riskiert Chaos – und im schlimmsten Fall einen Compliance-Verstoß.

Definition: Was steckt hinter dem Begriff?

Ein virtueller Datenraum (VDR) ist eine cloudbasierte, speziell gesicherte Plattform, über die vertrauliche Dokumente mit internen und externen Beteiligten geteilt werden. Typische Anwendungsfälle: Datenraum Due Diligence, Finanzierungsrunden, IP-Verwaltung, Vorstands- oder Investorenkommunikation.

Die Einrichtung eines Datenraums umfasst:

• Eine durchdachte Ordnerstruktur, die Inhalte logisch gliedert
  
• Rollenbasierte Zugriffsrechte, die den Zugriff exakt steuern
  
• Technische Schutzmechanismen wie Verschlüsselung, Wasserzeichen, Protokollierung
  
• Eine Benutzeroberfläche, die auch externe Prüfer intuitiv verstehen
  

Kurz: Ein Datenraum ist erst dann „eingerichtet“, wenn Ordnung, Sicherheit und Nutzerführung nahtlos ineinandergreifen.

Warum File-Sharing nicht ausreicht

Tools wie Google Drive oder Dropbox sind beliebt – aber für Compliance-kritische Anwendungsfälle schlicht ungeeignet. Sie bieten keine granulare Steuerung der Zugriffsrechte, keine Audit-Trails, keine belastbare Nachverfolgbarkeit.

Drei Erfolgsfaktoren der Datenraum-Einrichtung

1. Struktur
   Ihre Dokumente sollten nicht nach Bauchgefühl abgelegt werden, sondern nach einem durchdachten Plan – orientiert an Projektphasen, Abteilungen oder Dokumenttypen.
   
2. Sicherheit
   Ein VDR schützt Informationen nicht nur technisch, sondern auch organisatorisch – durch abgestufte Rechte und lückenlose Nachverfolgung.
   
3. Benutzerfreundlichkeit
   Je einfacher sich externe Partner, Investoren oder Prüfer zurechtfinden, desto reibungsloser läuft Ihr Projekt. Ein Datenraum ist kein Labyrinth, sondern eine Landkarte.
   

Warum die richtige Einrichtung eines Datenraums entscheidend ist

Laut der PwC Global Compliance Survey 2025 berichten 77 % der Unternehmen, dass sie in den letzten drei Jahren geschäftlich negativ von Compliance-Mängeln betroffen waren – in mehr als fünf Wachstumsfeldern gleichzeitig.

Die Ursache? Oft ist es nicht die fehlende Technologie – sondern deren falsche Anwendung.

Die 3 gefährlichsten Schwachstellen schlecht eingerichteter Datenräume

Konkrete Konsequenzen in der Praxis

• M&A-Transaktionen verzögern sich, weil Unterlagen fehlen oder nicht auffindbar sind.
  
• Interne Prüfungen scheitern, weil es keinen lückenlosen Nachweis über Zugriffe und Versionen gibt.
  
• Verstöße gegen Datenschutzrichtlinien (z. B. DSGVO) führen zu Bußgeldern – und zur Frage, ob das Unternehmen seine Daten im Griff hat.
  

51 % der Führungskräfte, so PwC, nennen Cybersecurity und Datenschutz als zentrale Prioritäten im Compliance-Kontext. Wer an dieser Stelle spart, zahlt doppelt: mit Zeit, Geld und Ruf.

Schnelltest – Ist Ihr Datenraum ein Risiko?

Beantworten Sie die folgenden Fragen mit Ja oder Nein:

1. Gibt es eine klare Ordnerstruktur, die sich an Projektphasen oder Dokumenttypen orientiert?
   
2. Sind Zugriffsrechte rollenbasiert und dokumentiert?
   
3. Wird jeder Zugriff automatisch protokolliert?
   
4. Sind alle relevanten Dokumente aktuell, benannt und vollständig vorhanden?
   
5. Existiert ein Plan zur Versionierung und Archivierung?
   

1–2x Nein? Sie haben Optimierungspotenzial.
3x Nein oder mehr? Ihr Datenraum gefährdet Geschäftsprozesse.

Schritt-für-Schritt Anleitung: Virtuellen Datenraum Einrichten

Ein virtueller Datenraum funktioniert nur so gut wie seine Vorbereitung.
Wer planlos hochlädt, verliert später Zeit, Übersicht – und womöglich das Vertrauen seiner Partner. Die folgende Schritt-für-Schritt-Anleitung zeigt, wie Sie einen VDR nicht nur technisch einrichten, sondern strategisch aufsetzen.

Schritt 1: Ziel und Zweck definieren

Bevor Sie überhaupt einloggen, stellen Sie sich eine einfache Frage:
Wofür brauchen Sie den Datenraum – und wer wird ihn nutzen?

Typische Einsatzszenarien:

• M&A-Transaktionen (Due Diligence)
  
• Finanzierungsrunden
  
• Interne Audits
  
• IP- und Vertragsverwaltung
  
• Zusammenarbeit mit Externen (z. B. Anwälte, Investoren, Behörden)
  

Tipp: Je klarer der Zweck, desto einfacher lassen sich Struktur, Zugriffsrechte und Workflows planen.

Schritt 2: Anbieter von Datenräumen auswählen

Nicht jedes Tool mit Passwort ist ein VDR. Achten Sie bei der Auswahl auf:

Empfohlene Anbieter:
iDeals (Top-Bewertungen auf G2 und Capterra), Drooms, Datasite, Ansarada

Schritt 3: Datenraum strukturieren

Ohne Struktur keine Kontrolle. Planen Sie die Ordnerlogik, bevor das erste Dokument hochgeladen wird.

Empfohlene Gliederung:

• Nach Abteilungen (z. B. Finance, HR, Legal)
  
• Nach Projektphasen (z. B. LOI, Due Diligence, Closing)
  
• Nach Dokumenttyp (z. B. Verträge, Bilanzen, IP)

Schritt 4: Zugriffsrechte definieren

Nicht jeder braucht alles. Legen Sie differenzierte Rollen fest – z. B.:

• Administrator (voller Zugriff)
  
• Projektleiter (Bearbeiten, Hochladen)
  
• Prüfer (Nur Lesen, kein Download)
  
• Externe (Eingeschränkte Ordner)
  

Vertiefende Tipps zur Struktur finden Sie im Kapitel: „Wie Sie Ihren Datenraum richtig strukturieren“.

Schritt 5: Dokumente hochladen – aber richtig

Achten Sie dabei auf:

• Einheitliche Benennung (z. B. 2025-04-30_Bilanz_GmbH_X.pdf)
  
• Versionskontrolle (z. B. durch Zusatz „v2_final“)
  
• Relevanz – nur geprüfte, vollständige Unterlagen
  
• Dokumententypen (PDF/A bevorzugt, keine editierbaren Word-Dateien)
  

Vermeiden Sie:
Duplikate, kryptische Dateinamen, Scans ohne Texterkennung

Schritt 6: Benutzererfahrung testen

Bevor der Datenraum live geht:

• Rollen intern testen (Admin, Leser, Externer)
  
• Zugriff aus Sicht eines Prüfers simulieren
  
• Performance unter realen Bedingungen prüfen
  

Nur wenn alle Rollen logisch durch den Raum navigieren können, ist Ihr VDR einsatzbereit.

Wie Sie Ihren Datenraum richtig strukturieren

Ein guter Datenraum ist nicht nur sicher – er ist logisch.

Wer sich nicht zurechtfindet, verliert Zeit, Nerven – und im schlimmsten Fall das Vertrauen von Investoren, Prüfern oder Partnern.

Warum Struktur entscheidend ist

• Effizienz: Prüfer finden schneller, was sie brauchen.
  
• Sicherheit: Zugriff kann gezielt auf bestimmte Ordner beschränkt werden.
  
• Transparenz: Dokumente sind nachvollziehbar geordnet – wichtig für Audits.
  
• Professionalität: Eine klare Struktur wirkt vertrauenswürdig und kompetent.
  

Drei bewährte Strukturierungsmodelle

1. Struktur nach Abteilungen
Diese Variante ist sinnvoll bei internen Prüfungen oder wenn viele Stakeholder beteiligt sind.

Beispiel:

• Ordner 01_Finanzen
  Unterordner: Jahresabschlüsse, Konten, Steuerunterlagen
  
• Ordner 02_Rechtliches
  Unterordner: Verträge, IP-Rechte, Satzung
  
• Ordner 03_HR
  Unterordner: Arbeitsverträge, Gehaltslisten, Sozialversicherungsnachweise
  

2. Struktur nach Projektphasen
Ideal bei M&A oder Investorenprozessen, wo sich Dokumente chronologisch zuordnen lassen.

Beispiel:

• Ordner 01_Vorbereitung
  
• Ordner 02_Due_Diligence
  Unterordner: Finanzen, Legal, HR
  
• Ordner 03_Abschluss
  

3. Struktur nach Dokumententyp
Nützlich bei einfachen Datenräumen mit wenigen Beteiligten.

Beispiel:

• Ordner 01_Verträge
  
• Ordner 02_Bilanzen
  
• Ordner 03_IP und Zertifikate
  
• Ordner 04_Managementberichte
  

Best Practices für Ordnerstruktur & Benennung

• Maximal 3 Ebenen tief: Keine endlosen Unterordner.
  
• Eindeutige Benennung: Vermeiden Sie „Scan003.pdf“ oder „final_final_v3.docx“.
  
• Einheitliches Schema: Zum Beispiel:
  JJJJ-MM-TT_Dokumenttyp_Firma_Vx.pdf
  Beispiel: 2025-04-30_Bilanz_Muster_GmbH_v1.pdf
  

Versionskontrolle clever umsetzen

• Verwenden Sie ein Versionskennzeichen wie v1, v2_final, v3_reviewed.
  
• Archivieren Sie veraltete Dateien in einem separaten Unterordner mit dem Namen „Altversionen“.
  
• Viele VDRs bieten automatische Versionierung – aktivieren Sie diese Funktion, wenn verfügbar.
  

Struktur-Vorlage zur direkten Anwendung

Empfohlene Hauptordner und Inhalte:

• 01_Unternehmensprofil
  Gesellschafterliste, Handelsregisterauszug, Organigramm
  
• 02_Finanzen
  Bilanzen, Bankunterlagen, Planungsdaten
  
• 03_Legal
  Verträge, IP-Dokumente, Satzung
  
• 04_HR
  Mitarbeiterlisten, Arbeitsverträge, Gehaltsstruktur
  
• 05_Compliance & Zertifikate
  ISO-Zertifikate, Datenschutzdokumente, Prüfberichte
  

Wichtige Funktionen bei der Auswahl eines Anbieters von Datenräumen

1. Sicherheit und Zertifizierungen

Ihre Daten sind nur so sicher wie das System, das sie schützt.
Achten Sie auf:

• ISO 27001 – internationaler Standard für Informationssicherheit
  
• SOC 2 Type II – bestätigt Sicherheitskontrollen über einen längeren Zeitraum
  
• DSGVO-Konformität – unerlässlich bei EU-Datenverarbeitung
  
• Datenresidenz – Speicherung auf Servern innerhalb der EU
  

2. Benutzerfreundlichkeit (UX)

Selbst die beste Technologie bringt nichts, wenn niemand sie bedienen kann.

Gute Anbieter zeichnen sich aus durch:

• Intuitive Ordnernavigation
  
• Drag-and-drop Upload
  
• Filterfunktionen und Volltextsuche
  
• Keine Schulung nötig
  

3. Feingranulare Zugriffskontrolle

Nicht jeder darf alles sehen. Und nicht jeder darf es herunterladen.

Achten Sie auf:

• Rollenbasierte Berechtigungen (z. B. Lesen, Kommentieren, Drucken, Download)
  
• Optionale Wasserzeichen und IP-Tracking
  
• Möglichkeit, Zugriffsrechte jederzeit anzupassen oder zu entziehen
  

Tipp: iDeals bietet z. B. acht Berechtigungsstufen – von „Nur Vorschau“ bis „Vollzugriff“.

4. Protokollierung & Audit-Trails

Was nicht dokumentiert ist, existiert nicht – zumindest aus Compliance-Sicht.

Ein guter VDR muss:

• Jeden Zugriff, jede Aktion protokollieren (inkl. Uhrzeit & Benutzer)
  
• Aktivitätsberichte auf Knopfdruck bereitstellen
  
• Verdächtige Zugriffsmuster identifizieren lassen
  

5. Support & Erreichbarkeit

Wenn es zählt, muss jemand erreichbar sein. Achten Sie auf:

• 24/7 Support (am besten in Ihrer Sprache)
  
• Klare SLAs (Reaktionszeiten!)
  
• Hilfsangebote wie Onboarding oder Datenraum-Setup durch das Support-Team
  

Praxisbeispiel: Datenraum Anbieter wie iDeals oder Drooms bieten projektbegleitende Betreuung, inklusive dedizierter Ansprechpartner.

Datenraum erstellen: Häufige Fehler vermeiden

Selbst moderne Plattformen scheitern – wenn man sie falsch nutzt.

Hier sind die häufigsten Fehler – und wie Sie sie vermeiden.

1. Fehlende oder chaotische Struktur

Wenn Dokumente willkürlich hochgeladen werden, verlieren Nutzer schnell den Überblick. Prüfer oder Investoren stoßen auf doppelte Inhalte oder finden wichtige Unterlagen nicht.

Was tun?

• Strukturieren Sie klar nach Abteilung, Projektphase oder Dokumenttyp.
• Halten Sie die Ordnerstruktur maximal drei Ebenen tief.
• Verwenden Sie konsistente Dateinamen.

2. Zu viele oder unklare Zugriffsrechte

„Alle dürfen alles“ ist kein Sicherheitskonzept. Zu komplexe Rechte wiederum führen zu technischen Fehlern oder Verwirrung.

Was tun?

• Arbeiten Sie mit vordefinierten Rollenprofilen (z. B. Viewer, Editor, Admin).
• Vergeben Sie Rechte nur nach dem Prinzip: „So viel wie nötig, so wenig wie möglich“.
• Dokumentieren Sie die Rechtevergabe.

3. Unnötige oder doppelte Dateien hochladen

Was nicht geprüft oder benötigt wird, gehört nicht in den Datenraum. Jeder Upload muss bewusst erfolgen – nicht im Gießkannenprinzip.

Was tun?

• Prüfen Sie jede Datei vor dem Upload: Ist sie aktuell? Relevanz gegeben?
• Entfernen Sie veraltete Versionen oder archivieren Sie diese sichtbar.

4. Keine Versionskontrolle oder Protokollierung

Wer wann was hochgeladen oder verändert hat – ohne Audit-Trail lässt sich das später kaum nachvollziehen.

Was tun?

• Nutzen Sie die integrierte Versionshistorie des VDR.
• Führen Sie einen „Archiv“-Ordner für Vorversionen.
• Aktivieren Sie Aktivitätsprotokolle für alle Nutzeraktionen.

Vorteile eines professionell eingerichteten virtuellen Datenraums

Ein guter Datenraum ist wie ein gut geölter Motor:
Er läuft leise im Hintergrund – und bringt Ihr Projekt schneller ans Ziel.

Hier die wichtigsten Vorteile auf einen Blick:

1. Schnellere Prozesse

Ob Due Diligence, Fundraising oder Audit – mit klarer Struktur und schneller Navigation verkürzen sich Entscheidungswege deutlich.
Ergebnis: schnellere Abschlüsse, weniger Rückfragen.

2. Mehr Sicherheit und Compliance

Ein VDR mit Rollenmanagement, Audit-Trail und Verschlüsselung reduziert Risiken erheblich – und erleichtert die Einhaltung von Datenschutzstandards wie der DSGVO.

3. Bessere Nutzererfahrung für Stakeholder

Wenn sich Prüfer, Investoren oder Partner ohne Hilfe im Datenraum zurechtfinden, signalisiert das Professionalität – und spart Supportaufwand.

4. Höheres Vertrauen

Ein strukturierter Datenraum zeigt: Dieses Unternehmen weiß, was es tut. Das zahlt direkt auf Ihre Reputation ein – intern wie extern.

Fazit & letzte Tipps für Ihren Datenraum

Ein virtueller Datenraum ist kein Selbstzweck – er ist ein Werkzeug.
Und wie bei jedem Werkzeug gilt: Erst mit richtiger Bedienung entfaltet es seine volle Wirkung.

Hier noch einmal die wichtigsten Punkte im Überblick:

• Zweck klar definieren: Nur wer weiß, was er erreichen will, kann richtig strukturieren.
  
• Den passenden Anbieter von Datenräumen wählen: Achten Sie auf Sicherheit, Usability und Support.
  
• Struktur bewusst planen: Nicht zu tief, nicht zu breit – aber immer nachvollziehbar.
  
• Rollen sauber vergeben: Zugriff nur dort, wo er gebraucht wird.
  
• Nutzererfahrung testen: Vor externem Zugang – intern prüfen.
  

Jetzt sind Sie dran

Sie haben zwei Optionen:

1. Direkt starten: Nutzen Sie unsere Schritt-für-Schritt-Anleitung und beginnen Sie mit der Einrichtung Ihres VDR.
   
2. Anbieter vergleichen: Ein sicherer Datenraum bietet geprüfte Verschlüsselung, transparente Preise und erstklassigen Support – ideal für sensible Transaktionen und vertrauliche Dokumente.
   

Ein gut eingerichteter Datenraum ist kein Aufwand – sondern eine Abkürzung.
Nutzen Sie sie.