M&A-Prozess: Der vollständige Leitfaden für erfolgreiche Transaktionen

Fusionen und Übernahmen (englisch: Mergers & Acquisitions oder kurz M&A) sind ein mächtiges Tool für Unternehmen, die schneller wachsen, neue Märkte erobern oder sich technologische Vorteile sichern wollen. 

Aber hier kommt der Haken: Drei von vier M&A-Deals scheitern. Warum? Weil Euphorie oft die Oberhand gewinnt und solide Planung auf der Strecke bleibt. Zu viel Wunschdenken, zu wenig Realitätssinn. Überzogene Erwartungen, chaotische Integration und unterschätzte Risiken machen aus vermeintlichen Erfolgsdeals teure Desaster (Lev & Gu, The M&A Failure Trap, 2024).

Die gute Nachricht? Wer M&A professionell angeht, kann aus einer Übernahme eine erfolgreiche Transaktion machen. In diesem Leitfaden erläutern wir Ihnen die fünf Schritte, damit aus einem Deal eine echte Erfolgsgeschichte wird.

Was ist ein M&A-Prozess – und warum setzen Unternehmen darauf?

Unter dem Begriff „Mergers & Acquisitions“ versteht man Fusionen oder Übernahmen, bei denen Unternehmen entweder zusammenschmelzen oder ein Unternehmen ein anderes übernimmt. 

Häufige Gründe für M&A:

• Wachstumsbeschleunigung
• Verbesserung der Wettbewerbsposition
• Realisierung von Kostenvorteilen und Synergien
• Zugang zu neuen Märkten oder Technologien

M&A-Prozess: So gelingt die Transaktion in 5 Schritten

Ein M&A-Deal ist eine hochpräzise Abfolge strategischer Schritte. Wer diesen Prozess sauber aufsetzt, minimiert Risiken und sorgt für einen reibungslosen Ablauf. 

SCHRITT 1: Die Vorbereitungsphase – Make-or-Break

Die Vorbereitungsphase ist die Grundlage für den gesamten M&A-Prozess. Ein spezialisierter M&A-Berater – oft eine führende Beratungsgesellschaft (wie z.B. Deloitte, PwC oder EY) – nimmt das Unternehmen auseinander, analysiert es aus jeder erdenklichen Perspektive und erstellt dann ein Informationsmemorandum.

Was in der Vorbereitungsphase abläuft:

• Explorationsgespräche: Erste Strategie- und Zielabstimmung
• NDAs unterzeichnen: Schutz vertraulicher Informationen
• Übernahmechancen analysieren: Bewertung von Risiken & Potenzialen
• VDRs einrichten: DSGVO-konforme Plattform für Datenaustausch
• Informationsmemorandum erstellen: Unternehmenskennzahlen & Insights

SCHRITT 2: Due Diligence – der Moment der Wahrheit

Jetzt zählt’s. Sobald potenzielle Käufer echtes Interesse zeigen, beginnt die Due Diligence – der Prüfprozess, der entscheidet, ob der Deal durchgeht oder platzt. 

Was wird geprüft?

• Finanzen – Stimmen die Zahlen?
• Rechtliches – Gibt es Risiken oder laufende Verfahren?
• Betrieb & Prozesse – Wie effizient läuft das Unternehmen?
• Technologie – Ist die IT fit für die Zukunft?

Due-Diligence-Checkliste: 

An alles gedacht? HIer die wichtigsten Prüfbereiche im Detail

• Finanzielle Due Diligence

✔ Analyse von Jahresabschlüssen, Gewinn- und Verlustrechnungen, Cashflow-Statements (3–5 Jahre)
✔ Bewertung steuerlicher Verbindlichkeiten, Bankdarlehen und Kreditlinien
✔ Prüfung von Forderungen, Verbindlichkeiten und Zahlungsströmen

• Rechtliche Due Diligence

✔ Prüfung von Gesellschaftsverträgen, Handelsregisterauszügen und Eigentümerstruktur
✔ Analyse laufender oder vergangener Rechtsstreitigkeiten und vertraglicher Risiken
✔ Sicherstellung der DSGVO-Konformität und Überprüfung von IP-Rechten (Marken, Patente)

• Steuerliche Due Diligence

✔ Prüfung vergangener steuerlicher Betriebsprüfungen und laufender Steuerverpflichtungen
✔ Analyse von Steueroptimierungsmodellen und internationalem Steuerstatus

• Operative Due Diligence

✔ Bewertung von Produktionsprozessen, Lieferketten und Standortfaktoren

• Technologische Due Diligence

✔ Prüfung der IT-Infrastruktur, Cybersecurity und Datenschutzrichtlinien
✔ Sicherstellung der Systemkompatibilität und Einhaltung von IT-Sicherheitsstandards

• Kulturelle und HR Due Diligence

✔ Analyse der Organisationsstruktur, Führungsteams und Unternehmenskultur
✔ Bewertung der Mitarbeiterbindung und Auswirkungen geplanter Umstrukturierungen

• ESG Due Diligence

✔ Prüfung der Umweltauflagen, CO₂-Emissionen und Nachhaltigkeitsstrategien
✔ Bewertung der ESG-Compliance und sozialen Verantwortung des Unternehmens

SCHRITT 3: Vertragsverhandlungsphase

Jetzt wird verhandelt. Neben dem Kaufpreis stehen Haftungsfragen, Garantien und Vertragsdetails auf dem Prüfstand.

✔ Letter of Intent (LOI): Unverbindliche Absichtserklärung
✔ Preis- & Vertragsverhandlungen
✔ Bestandsverzeichnisse & Nebenvereinbarungen
✔ Unterzeichnung des Kaufvertrags (Signing)
✔ Pre-Closing-Phase: Erfüllung aller Abschlussbedingungen

SCHRITT 4: Vollzugsphase (Closing)

Nach den Verhandlungen kommt der finale Schritt – der Deal wird Realität. Doch bevor das Unternehmen integriert werden kann, müssen noch regulatorische und finanzielle Hürden genommen werden.

✔ Kartellrechtliche Freigaben: Zustimmung durch Behörden (BaFin, Bundeskartellamt, EU-Fusionskontrolle)
✔ Gremienentscheidungen: Zustimmung von Aufsichtsrat oder Beirat (falls erforderlich)
✔ Finanzierungsabschluss: Sicherstellung der Kaufpreiszahlung
✔ Closing: Rechtlicher Übergang des Unternehmens

SCHRITT 5: Post-Merger-Integration (Synergien & Umsetzung)

Dieser Schritt wird oftmals unterschätzt. Aber jetzt zeigt sich, ob die Übernahme wirklich ein Erfolg wird – oder eine teure Fehlentscheidung. Damit aus zwei Unternehmen eine Einheit wird sollten folgende Punkte beachtet werden:

✔ Schnelle Integration: IT-Systeme harmonisieren, Kunden & Lieferanten informieren
✔ Führungsstrukturen definieren: Verantwortlichkeiten klären
✔ Mitarbeiterkommunikation & Change Management: Teams einbinden, Kultur vereinen
✔ Synergien realisieren: Prozesse optimieren, Kosten senken
✔ Erfolg messen: KPI-Tracking zur Evaluierung der Integration

M&A-Prozess Zeitplan – Wie lange dauert eine M&A-Transaktion?

Unsere ehrliche Antwort: Es kommt darauf an. Manche Deals sind nach sechs Monaten abgeschlossen, andere ziehen sich über Jahre. Jede Transaktion ist anders, aber diese bewährte Zeitstruktur gibt eine Orientierung:

Es ist wichtig, einen groben Zeitplan aufzustellen, selbst wenn es später zwangsläufig Abweichungen geben wird. Deadlines sind wichtig, um Erwartungen abzugleichen und Selbstkontrolle zu schaffen.

Wie Virtual Data Rooms den M&A-Prozess beschleunigen

Virtuelle Datenräumme (VDRs) sind unerlässlich für den gesamten M&A-Prozess. Sie ermöglichen eine DSGVO-konforme Plattform für den Dokumentenaustausch. Mit anderen Worten: Selbst ein noch so guter Deal ist zum Scheitern verurteilt, wenn die Normen (gerade bei Due Diligence) missachtet werden. Chaos in der Dokumentation führt zu zusätzlichen Kosten und Frustration.  

Vorteile von VDRs im M&A-Prozess:

✔ Beschleunigte Due Diligence: Käufer und Berater erhalten strukturierten Zugriff auf alle wichtigen Dokumente.
✔ Sicherer Datenraum: Maßgeschneiderte, verschlüsselte Zugriffsrechte
✔ Echtzeit-Kommunikation
✔ Transparenz & Compliance: Lückenlose Dokumentation der Transaktion.

Lernen aus der Geschichte

Case Study: AOL & Time Warner – Ein 165-Milliarden-Dollar-Fiasko

Es gibt gescheiterte Übernahmen, und dann gibt es AOL Time Warner. Was im Jahr 2000 als „Fusion der Zukunft“ gefeiert wurde, gilt heute als das Paradebeispiel dafür, wie eine Übernahme scheitern kann. Zwei Giganten – ein Internet-Pionier und ein Medienimperium – taten sich zusammen, um die digitale Revolution gemeinsam zu dominieren. Das Ergebnis? Milliardenverluste, interne Machtkämpfe und eine Lehrbuchvorlage für verfehlte M&A-Strategien (Fortune, 2015).

Wie konnte es so katastrophal schiefgehen?

Die perfekte Illusion: Warum die Fusion so vielversprechend klang

Wir schreiben das Jahr 2000. AOL ist DAS aufstrebende Tech-Unternehmen der Stunde. Jeder nutzt es, Investoren reißen sich um die Aktie. Time Warner dagegen? Ein traditionsreiches Medienhaus mit Blockbuster-Filmen, Zeitschriften und Fernsehsendern, das verzweifelt nach einer digitalen Strategie sucht (Fortune, 2015).

Die Idee hinter der Fusion ist bestechend: AOL bringt die digitale Reichweite, Time Warner die hochwertigen Inhalte. Gemeinsam könnte das Unternehmen Streaming-Dienste dominieren, Online-Werbung revolutionieren und den Medienmarkt umkrempeln.

Klingt logisch, oder?

Ja – ABER.

Warum die Realität eine Vollbremsung hinlegte

Was auf dem Papier nach der perfekten Fusion klang, war in Wahrheit eine toxische Partnerschaft. AOL war jung, aggressiv, risikofreudig – die „Cowboys des Internets“. Time Warner hingegen war ein konservativer, hierarchisch geführter Medienriese. Die Time-Warner-Führungskräfte fanden AOLs Manager überheblich, während die AOL-Seite Time Warner für veraltet hielt (Fortune, 2015).

Anstatt sich zusammenzuraufen, arbeiteten beide Seiten gegeneinander. Synergien blieben aus, das Misstrauen wuchs, und statt strategischer Zusammenarbeit gab es interne Machtkämpfe.

Der Dotcom-Crash: Wenn die Grundlage einer Fusion implodiert

Die Fusion wurde auf dem Höhepunkt der Dotcom-Blase abgeschlossen – ein denkbar schlechter Zeitpunkt. AOLs Marktwert war massiv überbewertet. Als die Blase platzte, verlor das Unternehmen Milliarden. Von ehemals 226 Milliarden US-Dollar Börsenwert blieben am Ende nur 20 Milliarden übrig (Wall Street Journal, 2002).

Das Timing war fatal. Und mit dem finanziellen Kollaps kam auch die Erkenntnis: Die Grundlage der Fusion war eine Fehleinschätzung.

Der größte Fehler? AOLs Geschäftsmodell war schon bei der Fusion überholt

AOL war der Star der 90er – doch sein Geschäftsmodell basierte auf Dial-up-Internet. Und was passierte Anfang der 2000er? Breitband verdrängte Dial-up im Eiltempo. Das bedeutete: AOLs Hauptgeschäft verlor mit jeder neuen Breitbandverbindung an Wert, während Time Warner nicht schnell genug digitale Alternativen aufbaute (Fortune, 2015).

Kurz gesagt: Die Fusion basierte auf einer veralteten Technologie.

Das große Finale: Ein Milliarden-Desaster und eine unrühmliche Trennung

Bis 2009 war klar, dass die Fusion gescheitert war. Das Unternehmen, das einst die Medienwelt dominieren sollte, war ein wirtschaftliches Wrack. Die Verluste waren enorm, der Ruf beider Unternehmen nachhaltig beschädigt. Und so folgte der letzte, wenig glorreiche Schritt: AOL wurde wieder ausgegliedert (Forbes, 2009).

Häufige Fehler im M&A-Prozess – und wie man sie vermeidet

Best Practices für eine erfolgreiche M&A Transaktion

1. Kulturelle Integration ist kein „Nice-to-have“

M&A-Deals scheitern oft nicht an Zahlen, sondern an Menschen. Unterschiedliche Unternehmenskulturen führen zu Misstrauen, Machtkämpfen und ineffizienten Abläufen. Der Widerstand gegen Veränderungen wird häufig unterschätzt – besonders bei feindlichen Übernahmen.

Best Practice: Kulturelle Unterschiede früh analysieren, Führungsteams aktiv einbinden und eine klare M&A Strategie entwickeln.

2. Technologische Entwicklungen frühzeitig erkennen

Ein heute profitables Geschäftsmodell kann morgen überholt sein. Wer eine Übernahme auf veralteter Technologie oder einem schwindenden Markt aufbaut, riskiert Verluste.

Best Practice: Markttrends analysieren, Skalierbarkeit prüfen und Szenarien für die Zukunft durchspielen.

3. Hypes sind gefährlich – echte Marktanalysen sind entscheidend

Überbewertete Unternehmen und optimistische Prognosen führen zu teuren Fehlkäufen. Wer sich von Hypes leiten lässt, zahlt oft zu viel oder übernimmt eine Firma mit fragiler Zukunft.

Best Practice: Bewertungsmethoden kombinieren, Marktanalysen nutzen und unabhängige Experten einbeziehen.

4. M&A-Deals scheitern oft am falschen Timing

Zu früh gekauft – zu teuer. Zu spät gekauft – ein Unternehmen in der Krise übernommen. Das Timing kann Millionen kosten.

Best Practice: Marktzyklen beobachten, die finanzielle Stabilität prüfen und Branchenexperten hinzuziehen.

5. Due Diligence ist die Lebensversicherung eines Deals

Unzureichende Prüfung führt zu finanziellen Altlasten, rechtlichen Risiken oder unerwarteten Kosten.

Best Practice: Gründliche Due Diligence durchführen, VDRs nutzen und alle finanziellen sowie rechtlichen Verpflichtungen prüfen.

6. Eine präzise Vertragsgestaltung verhindert böse Überraschungen

Unklare Vertragsklauseln können teure Streitigkeiten verursachen. Käufer riskieren unerwartete Verbindlichkeiten, Verkäufer den Verlust erwarteter Zahlungen.

Best Practice: Kaufpreisanpassungen, Garantien und Haftungsklauseln präzise definieren.

7. Post-Merger-Integration: Der wahre Stresstest beginnt nach der Unterschrift

Der Abschluss ist nur der Anfang. Erst in der Integration zeigt sich, ob der Deal tatsächlich erfolgreich ist.

Best Practice: Klare Strukturen für Integration festlegen, kulturelle Unterschiede früh angehen und Synergien messbar machen.

Fazit: M&A ist kein Sprint – es ist ein Marathon

Erfolgreiche M&A-Deals sind kein Glücksspiel – sie sind präzise geplante Moves auf dem Spielfeld der Wirtschaft. Hier gewinnt nicht der Mutigste, sondern der, der Strategie mit knallharter Analyse und kluger Umsetzung kombiniert. Unternehmen, die das Spiel beherrschen, setzen auf Top-Experten, navigieren den Deal mit einer klaren Roadmap und wissen: Eine Übernahme ist keine spontane Eingebung, sondern eine Entscheidung mit echten Konsequenzen.

Und dann ist da noch die Realität hinter den Kulissen: Wer glaubt, er könne eine Due Diligence mit einem chaotischen Wust aus Excel-Tabellen, verstreuten PDFs und endlosen E-Mail-Threads durchziehen, läuft sehenden Auges ins Chaos. 

FAQ zum M&A-Prozess

Was sind die Schritte im M&A-Prozess?

✔ Ein typischer M&A-Prozess gliedert sich in folgende fünf Phasen:
✔ Strategische Planung
✔ Bewertung & Due Diligence
✔ Vertragsverhandlungen & Signing
✔ Regulatorische Freigaben & Closing
✔ Post-Merger-Integration

Einen Deep Dive zum Thema finden Sie hier: M&A Prozess – Ablauf und Phasen.

Wie lange dauert ein M&A-Prozess?

Die Dauer eines M&A-Prozesses hängt stark von der Art der Transaktion ab. Nach unserer Erfahrung dauern die einzelnen Phasen etwa wie folgt:
Strategische Planung & Identifikation – 1-2 Monate
Due Diligence & Vertragsverhandlungen – 2-6 Monate
Regulatorische Genehmigungen & Closing – 1-4 Monate
Integration & Post-Merger-Management – 6-24 Monate

Was ist der M&A-Lifecycle?

Der M&A-Lifecycle besteht aus drei Phasen: Planung, Evaluation und Integration.
In der Planungsphase werden Strategie, Synergien und erste Bewertungen definiert. Die Evaluationsphase vertieft die Due Diligence und verhandelt Vertragsdetails. Die Integrationsphase beginnt mit dem Closing – erst jetzt zeigt sich, ob der Deal ein Erfolg wird.

Hier finden Sie eine nützliche Checkliste zum Thema: M&A Dokumente.

Warum sind Virtual Data Rooms (VDRs) im M&A-Prozess wichtig?

Unsere Untersuchungen belegen, dass Virtual Data Rooms (VDRs) eine unerlässliche Rolle bei erfolgreichen M&A-Transaktionen spielen. Sie ermöglichen:
✔ Sicheren Dokumentenaustausch
✔ Effiziente Durchführung der Due Diligence
✔ DSGVO-konforme Datenverwaltung

Hier geht’s zum Vergleich der besten Virtual Data Room Anbieter: Die besten Anbieter in Deutschland.