Das Seitenpreis Modell von VDR Anbietern: Verborgene Fallstricke

Seitenbasierte Preismodelle für virtuelle Datenräume (VDR) können für Unternehmen irreführend und kostspielig sein. Dies gilt insbesondere für diejenigen, die eine sichere skalierbare Dokumentenverwaltung benötigen. Während die Preise pro Seite auf den ersten Blick erschwinglich erscheinen mögen, können sich versteckte Kosten schnell summieren, was eine präzise Budgetierung erschwert.

In diesem Blog erläutern wir die finanziellen Risiken, die mit dem Seitenpreis-Modell von VDR-Anbietern verbunden sind, und warum transparente Preismodelle unserer Erfahrung nach einen besseren Mehrwert bieten können.

Was sind virtuelle Datenräume? Definition und Funktionen

Virtuelle Datenräume sind moderne und sichere Online-Plattformen zur Speicherung und Verwaltung von Daten. Sie bieten Unternehmen zahlreiche Funktionen wie bequeme Dokumentenverwaltung an einem Ort, Benutzerfreundlichkeit und Datensicherheit. Aus diesem Grund nutzen Unternehmen häufig virtuelle Datenräume zur Speicherung und zum Austausch sensibler Daten.

Liste der Vorteile eines virtuellen Datenraums oder VDR:

• Ein hohes Maß an Sicherheit und Schutz vertraulicher Daten.
• Virtuelle Datenräume sind bequem und einfach zu verwenden.
• Sie können die Produktivität und Effizienz von Online-Geschäften verbessern.

Bevor Sie sich für einen Datenraum-Anbieter entscheiden, empfehlen wir Ihnen, den Vergleich der Datenraum-Preise durchzuführen, sich über dessen Erfahrungen in Ihrer Branche zu informieren, seinen Ruf und seine Bewertungen zu überprüfen und die erforderlichen Sicherheitsmaßnahmen zum Schutz Ihrer wichtigen Dokumente und vertraulichen Informationen einzuschätzen.

Was ist das beliebteste Preismodell für virtuelle Datenräume 2025?

Verschiedene Anbieter bieten virtuelle Datenräume zu unterschiedlichen Konditionen an. Hier sind grundlegende Optionen, die verwendet werden können.

Feste Tarife oder monatliche Pauschalgebühr

Feste Tarife sind ein beliebtes Preismodell für virtuelle Datenräume. Sie bieten eine monatliche Pauschalgebühr für das Dokumentenmanagement. Feste Tarife sind oft für Unternehmen geeignet, die Menge und Umfang der Daten nicht abschätzen können

Preismodell Pro-Benutzer

Das Preismodell Pro-Benutzer berechnet die Kosten je nach Anzahl der Nutzer. Es kann flexibel sein und sich an die Bedürfnisse des Unternehmens und Benutzeraktivitäten anpassen. Pro-Benutzer-Gebühr ist oft für Unternehmen geeignet, die eine variable Anzahl von Benutzern haben.

Der bereitgestellte Datenraum wird pro Seite berechnet

• Das Preismodell Pro-Seite berechnet die Kosten je nach Anzahl der Seiten, die in den Datenräumen gespeichert werden.
• Es ist für Unternehmen geeignet, die eine große Anzahl von Dokumenten speichern müssen.
• Das Preismodell kann nur dann wirtschaftlich sein, wenn das Unternehmen eine feste Anzahl an Seiten speichert.
• Dazu gehört jedoch auch die Umrechnung der Dateigröße (MB/GB) in die Anzahl der Seiten, die stark variieren kann.

Dieses Modell wird heute am häufigsten von Unternehmen verwendet und scheint für kleine Dateien kostengünstig zu sein. Bei großen oder speziellen Dateien können sich die Kosten jedoch schnell summieren.

Was gilt bei dieser Preisgestaltung als Seite?

Das Pro-Seite-Modell berücksichtigt 1 Seite einer Standard-PDF- oder Word-Datei.

Allerdings laden Unternehmen in der Regel mehr als nur PDF- und Word-Dokumente in den Datenraum hoch. Dazu können Bilder, Video- und Audiodateien, Excel-Tabellen, ZIP-Dateien und PowerPoint-Präsentationen gehören.

Datenraumanbieter mit einem Preisansatz pro Seite stellen hier eine Lösung bereit: Die Größe jeder Datei wird in Seiten umgerechnet. Sie betrachten beispielsweise 8 KB als eine Seite.

Das heißt, wenn Sie eine 30 MB große Datei für 0,4 Euro pro Seite hochladen, fallen für Sie folgende Kosten an:

Somit ist dieser Tarif für Unternehmen, die regelmäßig große Mengen an Multimedia in den Datenraum laden, wenig geeignet.

VDR versteckte Gebühren, die Sie berücksichtigen sollten

Anbieter, die ihre Preise pro Seite festlegen, betrachten häufig auch Bilder, Videos und Audiodateien als „Spezialmedien“. In diesem Fall erheben sie dafür eine gesonderte Gebühr. Der Preis für solche Dateien ist viel höher und kann bis zu 10 Euro pro MB betragen.

Wenn also beispielsweise 1/3 oder 30 % aller Daten, die Sie in Ihren VDR laden möchten, spezielle Medien sind, können Sie diesen Preis dafür erhalten:

Das bedeutet, dass Sie, wenn Sie zunächst einen bestimmten Betrag für die Zahlung an Ihren Datenraum-Anbieter veranschlagt haben, am Ende schnell eine Rechnung in Höhe des Zwei- oder Dreifachen dieses Betrags erhalten könnten.

Eine weitere versteckte Gebühr im Zusammenhang mit dem Preismodell pro Seite besteht darin, wie es mit der Gesamtzahl der Downloads umgeht.

Zum Beispiel haben Sie möglicherweise zur Vorbereitung einer Due Diligence einige Dokumente aus dem Datenraum entfernt und dort die notwendigen Änderungen vorgenommen. Anschließend laden Sie diese Dokumente wieder in den Datenraum hoch.

Wichtig: In diesem Fall werden Ihnen diese erneut in Rechnung gestellt.

Außerdem stellt sich die Frage, wie Ihr Anbieter Abo-Verlängerungen verwaltet. Beispielsweise dauern Dokumententransaktionen oft länger als erwartet. Was passiert mit Ihren Dokumenten-Management-Kosten im VDR, wenn Sie den Service am Ende ein bis drei Monate länger nutzen als ursprünglich geplant?

In der Regel berechnen Ihnen Anbieter mit einem Preisansatz pro Seite das Zwei- oder sogar Dreifache für zusätzliche Zeit oder Seiten, und der Gesamtbetrag wird nicht anteilig berechnet.

Finanzielle Risiken beim Seitenpreis-Datenraum-Anbieter

Wenn Sie also mit Datenraumanbietern zusammenarbeiten, die Ihnen ein Preismodell Pro-Seite zur Verfügung stellen, können Sie ein höheres finanzielles Risiko eingehen.

Da verschiedene Arten von Dokumenten in Ihrem VDR auf unterschiedliche Weise klassifiziert werden, wird es für Sie wahrscheinlich sehr schwierig sein, ein Budget für Ihr Dokumentenmanagement festzulegen. Und da große Datenmengen in einen virtuellen Datenraum geladen werden müssen, gruppieren Sie Ihre Dateien normalerweise nicht nach Dateityp. Sie kennen nur deren Menge und/oder Gesamtvolumen.

Beispielsweise werden 1.000 MB Ihrer Daten in die folgenden Kategorien unterteilt:

• Word/PDF: 50 %
• Excel: 10 %
• PowerPoint: 5 %
• Spezialmedien: 35 %

Die Kosten für die Leistung verteilen sich in diesem Fall ungefähr wie folgt:

Damit belaufen sich die tatsächlichen Kosten Ihres virtuellen Datenraums auf 13.180 Euro. Dies ist nicht sehr praktisch, insbesondere wenn Sie ursprünglich geplant hatten, 4.000 bis 5.000 Euro für das Dokumentenmanagement bereitzustellen.

Was ist in diesem Fall zu tun? Und wie können Sie Ihr Budget planen und die Ausgaben optimieren? Gibt es vielleicht Datenraum Anbieter, die den Kunden Angebote mit flexibleren Preisstrukturen bereitstellen?

Vergleich: Transparente Preismodelle als Alternative

Wir haben oben bereits verschiedene Preismodelle für VDR betrachtet. In diesem Stadium scheint es sehr einfach zu sein, eine Entscheidung zu treffen. Aber wenn sich heute die meisten Kunden für das seitenbasierte Modell entscheiden, ist das dann nicht die beste Wahl?

Wie unsere Erfahrung zeigt, ist dies nicht immer der Fall. Wenn Ihr Unternehmen große Datenmengen, spezielle Daten wie Multimedia und PowerPoint-Präsentationen speichern muss oder eine langfristige Zusammenarbeit plant, ist eine transparente Preisgestaltung VDR besser für Sie geeignet. So wissen Sie immer, wofür Sie bezahlen, und das mit voller Unterstützung und ohne Unannehmlichkeiten oder Überraschungen.

Denken Sie beispielsweise an ein nutzungsbasiertes Modell, bei dem Sie für eine bestimmte Menge an Speicherplatz im VDR bezahlen. Dieser Preisplan zählt keine Seiten, sondern nur GB und MB, genau wie auf Ihrem PC. Dies bedeutet, dass Sie keine zusätzlichen Berechnungen durchführen müssen, indem Sie Dateien anhand ihres Typs zählen, summieren oder in Seiten umwandeln.

Verlängerung des Abos ohne zusätzliche Kosten

Wenn Sie Ihr Abonnement für Dienste erneuern möchten, bleibt der Preis hier gleich. Die Gesamtkosten werden anteilig basierend auf der Dauer Ihres Projekts berechnet.

Sie zahlen auch keine zusätzlichen Gebühren für die Anzahl der Downloads Ihrer Dokumente, da Sie nur den Speicherplatz in GB und MB bezahlen. In diesem Fall spielt es keine Rolle, wie oft Sie dasselbe Dokument oder dieselbe Präsentation löschen und erneut herunterladen.

Und schließlich bietet das transparente Preismodell viele Optionen, aus denen Sie auswählen können, was für Ihr Unternehmen das Richtige ist.

Fazit: Vorsicht beim Seitenpreis-Modell für VDR

Wenn Sie und Ihre Mitarbeiter mit großen Mengen unterschiedlicher Daten arbeiten, ist die Wahl des richtigen Datenraum-Anbieters für Sie von entscheidender Bedeutung.

Und dann stellt sich die Frage nach dem Preis. Das Preismodell pro Seite für VDR mag auf den ersten Blick einfach und unkompliziert erscheinen. Allerdings sind damit versteckte Kosten und finanzielle Risiken verbunden, die den Gesamtpreis der Dienstleistungen erheblich erhöhen können.

Datenraumanbieter mit dem Preismodell pro Seite erheben zusätzliche Gebühren für Spezialmedien, die Anzahl der Downloads und Vertragsverlängerungen.

Denken Sie jedoch nicht, dass Sicherheit und Flexibilität bei der Datenverwaltung immer ein teures Unterfangen sind. Es gibt Anbieter, die sich bereits auf die Kundenbedürfnisse und Marktgegebenheiten eingestellt haben.

Mit einem transparenten nutzungsbasierten Preismodell haben Sie beispielsweise völlige Klarheit darüber, wie viel Ihr Datenraum kosten wird. So können Sie sich auf Ihre Dokumente und Dokumententransaktionen wie Fusionen und Übernahmen oder M & A-Geschäfte konzentrieren, ohne sich über unerwartete Kosten Gedanken machen zu müssen.

FAQ

Wie beeinflusst das Dateiformat die VDR-Kosten im Seitenpreismodell?

Anbieter mit dem Seitenpreis-Modell nutzen unterschiedliche Optionen, um Seiten in Ihrem VDR zu kategorisieren. Wir sprechen insbesondere darüber, wie andere Dateien, die nicht Word und PDF sind, in eine Seite konvertiert werden.

Sie betrachten beispielsweise PowerPoint-Präsentationen, Bilder, Videos und Audiodateien als Sondermedien und berechnen dafür einen Aufpreis. Der Preis für solche Dateien ist viel höher. Zudem werden solche Dateien je nach Datenmenge häufig in Seiten umgewandelt, was ebenfalls zu Fallstricken führen kann.

Gibt es Alternativen zum VDR-Per-Page-Pricing, die transparenter sind?

Ja. Für VDR gibt es mehrere alternative Preismodelle. Gleichzeitig ist eine Virtueller Datenraum-Kostenstruktur, die sich an der Datenmenge orientiert, die Sie in Datenräumen nutzen, am transparentesten.

Auf diese Weise erhalten Sie die gleiche Sicherheit und die gleichen Funktionen, zahlen aber am Ende nur für die Menge an Speicherplatz, die Sie genutzt haben. Es gibt keine versteckten Kosten, Ihr Preis hängt nicht von der Anzahl der Benutzer ab oder davon, wie oft Sie Ihre Daten in virtuelle Datenräume herunterladen.

Wie finde ich heraus, ob ein VDR-Anbieter versteckte Gebühren hat?

Sie können die Verträge, Preispläne und Angebote verschiedener Anbieter individuell recherchieren und analysieren. Und dann sich mit der Preisstruktur vertraut machen und die Fragen beantworten:

• Welche Kosten sind im Angebot enthalten?
• Sind alle Leistungen und Funktionen transparent aufgeführt?
• Wie werden Downloads verschiedener Dateitypen berechnet?

Lesen Sie undedingt die Bewertungen und auch das Kleingedruckte, da in den Anhängen zum Vertrag viele Seitenpreis-Fallstricke/VDR versteckte Gebühren zu finden sind.

Sie können aber auch den einfacheren Weg gehen und ein transparentes Preismodell wählen. Ein Beispiel hierfür ist die Preisgestaltung basierend auf der Datenvolumennutzung. Auf diese Weise zahlen Sie nur für den Speicherplatz im virtuellen Datenraum, den Sie während Ihrer Arbeit tatsächlich genutzt haben.

Welche weiteren Vorteile können Sie erwarten?

Führende Anbieter von virtuellen Datenräumen stellen ihren Kunden zahlreiche Rabatte und individuelle Datenraumlösungen zur Verfügung. Dazu gehören Zwei-Faktor-Authentifizierung, Testversion, Kopf- und Fußzeile, Wasserzeichen, Firmenlogo, Einladungs-E-Mail, Spracheinstellungen und verbesserter Datenschutz.