Anbieter virtueller Datenraume
Dokumentenmanagement

Alle Informationen im gewünschten Ort und zur gewünschten Zeit zu erhalten ist eine Grundlage des Dokumentenmanagements. Dadurch ist jeder Entscheidungsprozess deutlich beschleunigt. Für modernes Business ist der elektronische Informationentransport die beste Entscheidung, da dieses Dokumentenmanagementsystem die Zentralisierung und Erreichbarkeit der Unterlagen gewährleistet. Die Schlüsselvorteile von der Dokumentenspeciherung in einem digitalen Datenraum sind schnelle Erfassung, Transparenz bei der Behandlung, Ordnen und Vorbeugung der Seitenverluste.

Die Funktionen eines Virtuellen Datenraums beim Dokumentenmanagement

Digitales Dokumentenmanagement wird auf jedem Projekt erfolgreich angepasst, falls es die Arbeit mit den Unterlagen ausweist. Hier ist die Liste der primären Funktionen, die bei einem digitalen Datenraum anwesend sein sollen, damit es für Dokumenten Management Lösungen anpassbar wäre:

  1. Datenaustausch. Dokumentenverwaltung sieht die ständigen Kommunikation zwischen den Seiten voraus. Schneller und bequemer Austausch der Informationen ist eine Basis dabei.
  2. Datenarchivierung. Damit nur aktuelle Unterlagen dabei sind, ist es notwendig die ungewünschten Daten schnell archivieren zu können.
  3. Datenkonvertierung. Damit alle Daten in einem Format verfügbar sind, soll die Funktion der automatischen Konvertierung eingestellt werden.

Man unterscheidet auch extra Features, die auf einem gutem Dokumenten Management System für Nutzers Komfort installiert werden:

  1. Index-Nummerierung. Die automatischen Nummerierung der Unterlagen hilft die Daten effektiv zu ordnen und den Zugang zu Ihnen so schnell wie möglich zu erhalten.
  2. Drag & Drop Funktion. Ihre Dokumenten können Sie mithilfe der Drag & Drop Funktion jederzeit ins Upload-Fenster nur mit einem Klick zu verschieben.
  3. Massen-Upload. Um die Daten schnell und effektiv in den Datenraum hochzuladen, kann man Massen-Upload Funktion zu verwenden, indem die Unterlagen an vielen Personen per Klich geschickt werden.
  4. Sync-Anwendung. Die automatischen Synchronisierung der Desktop-Inhalte mit dem Datenraum etabliert eine enge Beziehung zwischen Ihren Unterlagen und dem System.
  5. Erweiterte Textsuche. Elektroisches Dokumentenmanagement hilft bei der Suche der Stichwörter, indem verschiedene Suchfilter angewendet werden.
  6. Mehrere Funktionen. Die Optionen wie Löschen, Anzeigen, Hochladen, Verschieben und Herunterladen vereinfachen den Prozess der Dokumentenverwaltung.

Elektronische Dokumentenverwaltung für Datensicherheit

Außer allen genannten Funktionen, ist die Sicherheit der Unterlagen mit dem Dokumentenmanagement Cloud als die Grundlage der Behandlung genannt. Mithilfe von Dokumentenmanagement Software ist kein Verlust der Seiten möglich. Zusätzlich werden die Informationen mit dem Wasserzeichen geschutzt. Beschränkung Anzeigemodus gewährleistet auch partielle Anzeige.

Anbieter virtueller Datenraume - Dokumentenmanagement

Es ensteht oft die Frage, welche Schlüsselfeatures muss man bei der Wahl des virtuellen Datenraum für Dokumentenmanagement beachten. Wir empfehlen zwei Punkte in Anspruch zu nehmen: erstens, die Bequemlichkeit beim Ordnen beziehungsweise Strukturierung und Möglichkeit die Dokumente schnell finden; zweitens, die effektive Verwaltung der Zugriffsrechte. Da die Umsetzung eines virtuellen Datenraums für die großen Projekte der Dateien erfordert, muss man Sie ordentlich in einem zentralisierten Ort behalten. Dabei hilft Ihnen ein moderner elektronische Datenraum, mit der integrierten Suchfunktion, Drag & Drop für den Download der einzelnen und auch integrierten Dokumente. Dementsprechend wird die Zeit- und Kostenoptimierung in der Business-Transaktionen garantiert. Die Vertraulichkeit in Dokumentenmanagement ist die Grundlage jedes Projekts. Falls Ihr VDR-Anbieter die Funktion der beschränkten Zugriff hat, sowie die Anzeigemodus-Begrenzung unterstützt, ist es bestimmt ein großer Vorteil.